Контакты
Подписка
МЕНЮ
Контакты
Подписка

Организация контролируемого пространства в современном офисе

В рубрику "Системы контроля и управления доступом (СКУД)" | К списку рубрик  |  К списку авторов  |  К списку публикаций

УМНЫЙ ОФИС
ИСБ
УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Организация контролируемого пространства в современном офисе

Бизнес старается "выжать" из офисного пространства максимум пользы при минимуме затрат. Аналогичные задачи решаются при учете рабочего времени сотрудников. Современные системы контроля доступа "заточены" на решение таких проблем
Евгений Кин
Директор департамента продаж решений ООО "дормакаба Евразия"

В наши дни офисное пространство, практически вне зависимости от его общего размера и местоположения, является объектом для жесточайшей оптимизации как со стороны владельца, так и арендатора. Существующая экономическая реальность, с одной стороны, привела к появлению множества полупустующих многофунциональных торговых и бизнес-центров, где количество занятых площадей зачастую не превышает 30% от общего размера здания. С другой стороны, в рамках своей арендуемой площади компании стараются получить максимум возможности с точки зрения организации количества полезного внутреннего пространства на минимуме квадратных метров. В то же самое время девелоперы – владельцы офисных центров – совершенно логично решают задачи размещения максимального количества арендаторов с необходимой по требованиям класса офиса инфраструктурой на имеющихся в их собственности площадях.

Существующие варианты решения таких задач путем организации так называемого гибкого офисного пространства (почасовой работы), коворкинга активно используются для работы с арендаторами, представляющими прежде всего малый бизнес и различные стартапы. В то же самое время крупнейшие бизнес-структуры, являющиеся якорными арендаторами в бизнес-центрах класса А или, более того, имеющие во владении собственные офисные здания, не менее других озабочены возможностями мобильной реконфигурации офисного пространства, например организацией переговорной комнаты на время совещания из нескольких обособленных помещений, с сохранением полноценного контроля уровней доступа через используемую в здании СКУД.

Рассмотрим некоторые актуальные технологические решения, в данный момент присутствующие на рынке систем безопасности России, помогающие решать данные задачи.

Системы хранения

Традиционно для контроля систем хранения материальных ценностей (различные шкафы, сейфы, ящики) на объектах используются механические ключи. Ярким тому примером является существование на рынке СКУД столь популярного инженерного решения, как ключница. Такое большое количество производителей этого оборудования на рынке и не менее большое число компаний, интегрирующих ключницы в свои решения СКУД, говорит не только о популярности этого решения, но и о том, что на очень многих объектах, оборудованных СКУД, за первым рубежом доступа, в виде современных турникетов на проходной, по-прежнему используются механические ключи.

Именно для осуществления этих функций, но на качественно новом уровне на крупных рынках систем безопасности уже долгие годы существуют системы контроля ячеек (шкафов) при помощи различных персональных идентификаторов.

Безусловно, основным местом применения таких решений являются горнолыжные курорты, аквапарки, игровые и развлекательные центры. Посетитель получает одну карту для прохода через входной турникет, регистрации используемых услуг и для доступа к индивидуальному шкафчику с одеждой. Со своей стороны, я хотел бы остановиться на эффективности подобных решений для "классических" клиентов СКУД, а именно различного рода офисных центров и других организаций.

Очевидно, что в наше время миром управляет тот, кто владеет нужной информацией в нужное время. Информационная защита современного предприятия является одним из крупнейших и динамично развивающихся бизнесов в мире.


Для серьезных СКУД практически стала нормой возможность блокировки доступа пользователя к информационным ресурсам предприятия (персональной учетной записи) при чтении его личного идентификатора на выходном считывателе из его рабочего помещения. Однако не стоит забывать, что бумажные носители информации по-прежнему не утратили своей актуальности, а зачастую некоторые важные и конфиденциальные документы существуют исключительно в ограниченном количестве и только на бумажных носителях. Интегрированная в СКУД система контроля ячеек поможет заблокировать доступ посторонним пользователям к шкафам с документацией при выходе ответственного сотрудника (или группы лиц) из его рабочего помещения, а при попытке доступа к шкафу или сейфу постороннего пользователя сможет выдать тревожный или предупреждающий сигнал в общую систему безопасности.

Общая нестабильность финансовой ситуации заставляет компании по всему миру непрерывно искать новые пути оптимизации своих средств производства. В результате на данный момент сформировалось понятие умной (Smart) рабочей среды, когда рабочие места в офисе в зависимости от дня недели или времени суток могут принадлежать различным сотрудникам или даже компаниям-арендаторам. Организация динамических камер хранения личных вещей и необходимой документации/оборудования таких сотрудников позволяет целиком контролировать их доступ к своим вещам и необходимым средствам производства (ноутбуки, мобильные устройства) без нарушения общей политики безопасности в офисе. Кроме того, посменное "динамическое" владение индивидуальными ячейками позволяет в разы сократить их общее требуемое количество для всех сотрудников/арендаторов офиса (например, компании со штатом в 600 сотрудников, которые работают в три смены по 200 человек, потребуется только 200 ячеек).

Многофункциональные интерактивные терминалы учета и контроля

В текущей экономической ситуации любая бизнес-структура старается рассчитывать не только стоимость владения тем или иным решением для доступа и учета рабочего времени, но и приблизительной оценкой экономической эффективности от внедрения того или иного решения с точки зрения его влияния на стоимость основных бизнес-процессов в компании. Одним из показателей такой эффективности может служить сокращение общего количества непродуктивного рабочего времени сотрудников на своих рабочих местах путем автоматической записи событий деятельности сотрудников компании, синхронизированных с их персональными данными и дальнейшей передачей совокупности этой информации в систему расчета заработной платы.

В наиболее простом варианте для получения такой информации используется время прихода и ухода сотрудников через точки доступа СКУД на центральных входах или служебных помещениях. Однако при использовании "классической" СКУД для данных целей есть ряд моментов, отрицательно влияющих на чистоту расчета продуктивного времени деятельности сотрудников.

По этим причинам решения для "чистого" учета рабочего времени на основе специального программного обеспечения и интерактивных терминалов становятся все более востребованы на рынке именно в наше непростое время. Программные решения по учету рабочего времени (УРВ) от ведущих производителей предлагают как минимум несколько вариантов готовой "бесшовной" интеграции с ERP-системами заказчика (начиная от минимальных пакетов 1C и заканчивая встроенными модулями для SAP), тем самым позволяя автоматизировать процесс передачи первичных данных для УРВ непосредственно в ERP-систему заказчика, минуя "посреднические звенья" (например, СКУД).

Такой подход делает для сотрудников более очевидным факты отметки о событии начала/окончания рабочего времени (бизнес-процесса), тем самым повышая их лояльность, и значительно снижает проценты ошибочных расчетов службы HR при обработке получаемых временных данных.


Сами по себе современные терминалы для регистрации УРВ являются высокотехнологичными интерактивными сетевыми устройствами, обычно поддерживающими возможность идентификации сотрудников по двум признакам, например пропуск сотрудника плюс аутентификация по биометрическим показателям, что позволяет полностью исключить так называемый Buddy-Punching (регистрация одним сотрудников факта прихода своих недобросовестных коллег).

Модели и типы терминалов отличаются друг от друга возможностью контролировать различное количество шагов технологического или бизнес-процесса. Существуют модели терминалов, поддерживающие более 15 последовательных шагов алгоритма, описывающего тот или иной процесс, с необходимой временной точностью и возможностями контролировать параллельно несколько выполняемых задач.

В офисном пространстве области применения таких терминалов, как специализированные промышленные компьютеры со встроенной операционной системой, помимо непосредственной передачи данных для УРВ могут быть довольно разнообразными:

  • отображение текущего состояния табеля УРВ сотрудника;
  • вывод расчетного листка начисленной заработной платы на основе данных об УРВ;
  • возможность регистрации временных сотрудников и посетителей в ERP-системе компании прямо через терминал с возможной автоматической выдачей пропуска после процесса регистрации;
  • выбор меню в столовой;
  • заказ конференц-зала или переговорной в бизнес-центре;
  • онлайн-опросы и инструктаж сотрудников компаний;
  • создание сотрудниками онлайн-запросов на официальное отсутствие/отпуск;
  • различные персонифицированные сообщения для сотрудников, а также вход в корпоративный портал компании и многие, многие другие программируемые функции.

Параллельное использование системы УРВ с системой СКУД позволяет избежать их излишней взаимозависимости, а также разворачивать точки сбора данных для УРВ именно в тех местах, где это требуется, без необходимости их обязательного согласования с системой СКУД, что позволяет еще более эффективно использовать оба этих решения для нужд заказчика.

Мобильные офисные перегородки

Итак, зарегистрировавшись через терминал на входе в бизнес-центр и получив свой пропуск (Smart-карту), вы при помощи того же пропуска получаете доступ в лифт и поднимаетесь на необходимый вам этаж, где предварительно заказали помещение для переговоров. В указанное время, согласно размещенной вами заявке, офис-менеджер на этаже при помощи мобильных перегородок формирует помещение необходимой для вашей задачи конфигурации.

Разнообразие существующих систем мобильных перегородок позволяет найти привлекательное решение для любого случая – от легких светопрозрачных конструкций, защищающих от сквозняков и проникновения людей, до передвижных конструкций с максимальной тепло- и звукоизоляцией.

Каждая передвижная панель (в том числе и стеклянная) может функционировать как распашная дверь, при необходимости оборудованная беспроводной оффлайн- или онлайн-СКУД на базе электронного цилиндра или изящного фитинга с управлением Smart-картой. Такие передвижные панели-двери комплектуются скрытым доводчиком, который не нарушает внешний дизайн конструкции.

При этом дверь перегородки, оборудованная СКУД, по-прежнему может оставаться действующей точкой контроля доступа, с измененными (если это необходимо) правами доступа через данную точку на время переконфигурации офисного пространства под текущую задачу.

Разнообразные конфигурации стеклянных передвижных перегородок (прямых, с несколькими поворотами или дугообразных конструкций) позволяют удовлетворять требования самых взыскательных клиентов. Изюминка конструкций в том, что вам не нужны напольные направляющие.

Совокупность описанных технологий: интерактивные терминалы регистрации, системы хранения в сочетании с онлайн-беспроводными решениями СКУД, взаимодействующими с мобильными перегородками, являются эффективным решением как при модернизации существующего офисного пространства, так и при оформлении новостроек.

Опубликовано: Каталог "СКУД. Антитерроризм"-2017
Посещений: 4068

  Автор

Евгений Кин

Евгений Кин

Директор департамента продаж решений ООО "дормакаба Евразия"

Всего статей:  4

В рубрику "Системы контроля и управления доступом (СКУД)" | К списку рубрик  |  К списку авторов  |  К списку публикаций