Электронный документооборот стал нормой для миллионов россиян — от предпринимателей до обычных пользователей "Госуслуг". Однако просто поставить электронную подпись под документом недостаточно. Крайне важно удостовериться в ее юридической силе и подлинности, чтобы также не стать жертвой мошенников.
Проверять сертификат электронной подписи (ЭП) нужно в случаях, когда документ вам прислали не через сервисы операторов электронного документооборота (ЭДО), а электронной почтой или в мессенджере; если электронный документ подписало физлицо (самозанятый, сотрудник или клиент) и вы получили его также вне сервисов ЭДО.
Проверить на подлинность можно как неквалифицированную электронную подпись (НЭП), так и квалифицированную электронную подпись (КЭП), а сама проверка подтверждает, что подпись создана действующим сертификатом в рамках законодательства, а документ подписал именно владелец ЭП, который указан в сертификате. Самое важное же в такой проверке — гарантия того, что в подписанный документ не вносились несогласованные изменения.
Обычно в документообороте встречаются такие типы ЭП, как откреплённая (отдельный файл ЭП и сам документ), присоединённая (единый файл, который содержит и сам сертификат ЭП, и документ, который им подписывали) и встроенная (подпись в метаданных в документе). В первом случае нужна проверка подлинности и самого документа, и для файла с ЭП, во втором – нужно проверять единый файл, а со встроенным типом ЭП проверка возможна только в сервисе, где и был подписан документ.
Проверить ЭП за несколько кликов можно на портале "Госуслуги" в разделе "Проверка ЭП", где есть подраздел: "Проверка квалифицированной ЭП", "Проверка УНЭП" и "Проверка сертификата". Это можно сделать с КЭП (проверяется как откреплённый тип подписи, так и прикреплённый), УНЭП (откреплённый) и сертификатами КЭП и НЭП. В разделе сертификатов можно проверить как квалифицированный, так и неквалифицированный вид.
Второй способ проверки – через сервис ФНС России. В нём можно проверить действительность сертификата КЭП. Нужно выбрать простой или расширенный режим проверки КЭП. В простом режиме достаточно указать, что именно вы хотите проверить, и сервис ФНС сам подберёт для вас необходимую функцию. Так, можно проверить сертификат КЭП, подпись внутри документа (присоединённую) и подпись, созданную как отдельный документ (откреплённую, или отсоединённую). В расширенном режиме пользователь вправе проверить сертификат КЭП, а также отдельно документы, созданные в редакторах Word, Excel, или имеющие форматы со встроенной подписью. Отдельно можно проверить некоторые другие типы подписей.
Третий способ проверить подлинность некоторых сертификатов – сделать это с помощью функционала оператора ЭДО, который выпустил подпись. Так можно узнать, выдан ли сертификат ЭП аккредитованным Минцифры РФ удостоверяющим центром, нет ли ключа в списке аннулированных сертификатов, соответствуют ли поля сертификата установленным требованиям и актуален ли срок действия сертификата ЭП.
Также можно проверить через программу КриптоАРМ, куда можно загружать подписанные ЭП файлы и запускать проверку подлинности сертификатов.
Наконец, последний способ ‒ плагин КриптоПро Office Signature для проверки подлинности ЭП в документах, созданных в редакторах Word, Excel. Установите соответствующую программу, откройте документ в Word или Excel и нажмите на значок подписи, а затем правой кнопкой мыши щёлкните на подпись и выберете строку "Состав подписи".
Что, если подпись недействительна? Такой документ не имеет юридической силы. Наиболее частые причины сбоя ‒ это просроченный сертификат, отзыв сертификата и изменение документа. Как и паспорт, ЭП выдается на определенный срок. Удостоверяющий центр также мог аннулировать его досрочно, если владелец потерял носитель или заподозрил взлом. ЭП может стать недействительной даже если изменена одна запятая.
Регулярная проверка электронной подписи — это такой же элемент кибергигиены, как установка антивируса. Она защищает от финансовых потерь и мошеннических схем. Важно всегда проверять ЭП при получении важных файлов, особенно от новых контрагентов. Это простое действие занимает меньше минуты, но может спасти от серьезных проблем вас лично и бизнес.