Необходимость реформирования и изменения бизнес-процессов в компании продиктованы рынком и являются одним из драйверов роста. Для оптимизации бизнес-процессов популярны такие два типа решений, как автоматизация и цифровизация. Автоматизация – только первый шаг цифровизации, она наиболее выгодна на краткосрочной дистанции, а в долгосрочной перспективе первенство берет цифровизация. Предлагаю рассмотреть решение RPA (Robotic Process Automation, роботизированная автоматизация процессов) с точки зрения проблематики внедрения цифрового решения.
Рассмотрим по нескольким направлениям наиболее популярные рутинные операции, которые переняли роботизированные программы.
Цифровизация – это улучшение бизнес-процессов с помощью современных технологий. Ее цель – изменение бизнеса в пользу повышения эффективности цепочки создания ценности, сокращения расстояния между производителем и заказчиком. Автоматизация – это переход всех бизнес-процессов в электронные системы, которые позволяют хранить данные и обмениваться ими. Цифровое реформирование претерпевают бизнес-процессы внутри компании, и RPA охватывает большинство из них.
Предварительное заполнение карточек документов, уведомление о регистрации обращения гражданина, отправка подтверждающих материалов, проверка заполнения обязательных полей в карточках регистрации документа, информационные технологии, сброс первичных паролей, подключение к ИС, автоматическая регистрация и закрытие обращений.
Формирование актов сверки, проведение авансовых отчетов о командировках, подбор платежных документов по налоговым требованиям, автоматизация проверки корректности остатков по счетам, проверка корректности начисления амортизационной премии и амортизации по объектам.
Автоматизация процесса управления платежами, работа с банк-клиентами, выгрузка выписок по счетам организаций, формирование отчета о движении денежных средств, проверка ставок денежных средств, сравнение с данными ЦБ, заполнение шаблонов внутриотраслевых договоров поручительства.
Автоматическая проверка наличия товара на складах, списание остатков, проверка уровня цен закупки однотипных товаров или услуг по договорам.
Ведение оргструктуры и штатного расписания. Учет рабочего времени. Формирование графика отпусков, справок на визу, о стаже, с места работы, табеля учета рабочего времени.
Отслеживание прохождения товара или поставки по ключевым точкам на протяжении всего жизненного цикла договора, контроль выполнения этапов.
RPA не является изолированным приложением и способно работать в зависимости от бизнес-процесса в связке с цифровым окружением пользователя, где может как повторять действия человека, так и обращаться напрямую к приложениям.
Наиболее популярные RPA:
Из цифрового окружения роботу доступна и скрытая сторона интерфейса пользователя – программный код, с помощью которого становятся доступны веб-ресурсы и ИИ:
Помимо преимуществ, свойственных всем цифровым продуктам, есть те, которые выделяют RPA на общем фоне. При первом приближении роботизированная автоматизация позиционирует себя как решение, внедряющееся быстрее и дешевле, чем доработка системы в целом. Она демонстрирует краткосрочную выгоду, в которой скорость достигается наличием удобного интерфейса и обилием модулей, ускоряющих процесс программирования, а дешевизна – в основном за счет сокращения времени разработки (стоимость часа разработки на текущий момент конкурентная).
В классическом понимании RPA представляет из себя тот же программный код и имеет возможность реализовать те же процессы с его помощью. Кроме скорости написания, преимуществами RPA являются возможности простой настройки иерархии и ролей в системе (преимущество для системы безопасности) и сбора глобальных метрик роботизации (преимущество для руководителей): количество запусков, ошибок, мониторинг состояния, сбор статистики. Далее RPA демонстрирует превосходство в легкости интеграции при работе с большим количеством систем и приложений, что уже можно рассматривать как долгосрочную инвестицию в случае успешной интеграции Legacyсистем. Таким образом, RPA может быть полезна и в краткосрочной, и в долгосрочной перспективе, для чего помимо приобретения RPA-платформы необходимо предусмотреть следующие действия:
Очень часто эти важные для успешного внедрения процессы и необходимость их организации в компании на первых этапах игнорируют.
Фокус внимания находится на стоимости приобретения RPA-платформы, пилотных процессах ее ввода с составлением отчета об эффективности роботизации. Это негативно сказывается на внедрении роботизированной автоматизации.
При формировании плана развития важно учитывать стратегические цели компании и значимых бизнес-подразделений, определить приоритеты плана в соответствии со значимыми целями, задать активности для каждого из приоритетов плана (понятные шаги с датами и ответственными), задокументировать план и следовать ему, а также установить его регулярный разбор.
План развития – это прежде всего организационный инструмент, поскольку инициатива автоматизации должна идти сверху и оттуда приходить к непосредственному исполнителю. Инициатива, приходящая по горизонтали из смежных отделов, часто не принимается всерьез или игнорируется из-за постоянной высокой загруженности.
Первые шаги наполнения воронки автоматизации должны быть следующими:
Воронку автоматизации заполняют непосредственные исполнители бизнес-процессов, и, чтобы получить количественную массу качественных процессов, необходимо разработать модель информирования и ознакомления с возможностями RPA; интервью считается наименее эффективным способом.
Отчет о выполнении плана развития связываем с метриками:
Подводя итог, хочу отметить, на мой взгляд, самую большую ценность RPA: упрощение крайне важного аспекта для любой компании – донесения ценной информации руководству.
Иллюстрации предоставлены автором.
Опубликовано в журнале "Системы безопасности" № 5/2024
Все статьи журнала "Системы безопасности"
доступны для скачивания в iMag >>
Фото: ru.freepik.com