Предпосылки программной роботизации и тренды

Необходимость реформирования и изменения бизнес-процессов в компании продиктованы рынком и являются одним из драйверов роста. Для оптимизации бизнес-процессов популярны такие два типа решений, как автоматизация и цифровизация. Автоматизация – только первый шаг цифровизации, она наиболее выгодна на краткосрочной дистанции, а в долгосрочной перспективе первенство берет цифровизация. Предлагаю рассмотреть решение RPA (Robotic Process Automation, роботизированная автоматизация процессов) с точки зрения проблематики внедрения цифрового решения.

Рассмотрим по нескольким направлениям наиболее популярные рутинные операции, которые переняли роботизированные программы.

Автоматизация базовых задач

Цифровизация – это улучшение бизнес-процессов с помощью современных технологий. Ее цель – изменение бизнеса в пользу повышения эффективности цепочки создания ценности, сокращения расстояния между производителем и заказчиком. Автоматизация – это переход всех бизнес-процессов в электронные системы, которые позволяют хранить данные и обмениваться ими. Цифровое реформирование претерпевают бизнес-процессы внутри компании, и RPA охватывает большинство из них.

Документооборот

Предварительное заполнение карточек документов, уведомление о регистрации обращения гражданина, отправка подтверждающих материалов, проверка заполнения обязательных полей в карточках регистрации документа, информационные технологии, сброс первичных паролей, подключение к ИС, автоматическая регистрация и закрытие обращений.

Бухгалтерия и налоговый учет

Формирование актов сверки, проведение авансовых отчетов о командировках, подбор платежных документов по налоговым требованиям, автоматизация проверки корректности остатков по счетам, проверка корректности начисления амортизационной премии и амортизации по объектам.

Финансы

Автоматизация процесса управления платежами, работа с банк-клиентами, выгрузка выписок по счетам организаций, формирование отчета о движении денежных средств, проверка ставок денежных средств, сравнение с данными ЦБ, заполнение шаблонов внутриотраслевых договоров поручительства.

Закупки

Автоматическая проверка наличия товара на складах, списание остатков, проверка уровня цен закупки однотипных товаров или услуг по договорам.

Управление персоналом

Ведение оргструктуры и штатного расписания. Учет рабочего времени. Формирование графика отпусков, справок на визу, о стаже, с места работы, табеля учета рабочего времени.

Логистика

Отслеживание прохождения товара или поставки по ключевым точкам на протяжении всего жизненного цикла договора, контроль выполнения этапов.
RPA не является изолированным приложением и способно работать в зависимости от бизнес-процесса в связке с цифровым окружением пользователя, где может как повторять действия человека, так и обращаться напрямую к приложениям.

Наиболее популярные RPA:

• еmail-клиент (чтение и отправка электронных писем), мессенджеры (чтение и отправка сообщений);
• MS Office Word (создание и редактирование документов, составление отчетов, писем или любой другой текстовой информации, печать) и MS Office Excell (создание и редактирование, составление отчетов, сбор большого количества информации, ее обработка и проверка);
• календарь и планировщик задач (создание расписания встреч, установка напоминаний и отслеживание задач);
• корпоративные приложения (доступ к внутренним ресурсам компании, таким как база знаний, документация, проектные планы, внутренние новости и уведомления);
• бухгалтерские программы (внесение, изменение данных в 1С, SAP, ведение финансового учета и отчетности);
• браузеры (поиск информации в Интернете, чтение новостей, просмотр веб-сайтов и использование онлайн-сервисов);
• программные комплексы на базе интерфейса Windows.

Из цифрового окружения роботу доступна и скрытая сторона интерфейса пользователя – программный код, с помощью которого становятся доступны веб-ресурсы и ИИ:

• СУБД, например PostgreSQL (играет ключевую роль в автоматизации обработки и хранения данных);
• обработка изображений (OCR) и звука (позволяет извлекать текст из изображений и голоса);
• искусственный интеллект (способен анализировать данные, извлекать паттерны, принимать решения).

Рис. 1. Этапы формирования плана развития

Процесс внедрения RPA

Помимо преимуществ, свойственных всем цифровым продуктам, есть те, которые выделяют RPA на общем фоне. При первом приближении роботизированная автоматизация позиционирует себя как решение, внедряющееся быстрее и дешевле, чем доработка системы в целом. Она демонстрирует краткосрочную выгоду, в которой скорость достигается наличием удобного интерфейса и обилием модулей, ускоряющих процесс программирования, а дешевизна – в основном за счет сокращения времени разработки (стоимость часа разработки на текущий момент конкурентная).

В классическом понимании RPA представляет из себя тот же программный код и имеет возможность реализовать те же процессы с его помощью. Кроме скорости написания, преимуществами RPA являются возможности простой настройки иерархии и ролей в системе (преимущество для системы безопасности) и сбора глобальных метрик роботизации (преимущество для руководителей): количество запусков, ошибок, мониторинг состояния, сбор статистики. Далее RPA демонстрирует превосходство в легкости интеграции при работе с большим количеством систем и приложений, что уже можно рассматривать как долгосрочную инвестицию в случае успешной интеграции Legacyсистем. Таким образом, RPA может быть полезна и в краткосрочной, и в долгосрочной перспективе, для чего помимо приобретения RPA-платформы необходимо предусмотреть следующие действия:

• формирование плана развития роботизации;
• создание воронки автоматизации (выявление потенциальных для роботизации процессов, сортировка, оценка, анализ, внедрение);
• формирование отчетности о выполнении плана развития роботизации.

Очень часто эти важные для успешного внедрения процессы и необходимость их организации в компании на первых этапах игнорируют.
Фокус внимания находится на стоимости приобретения RPA-платформы, пилотных процессах ее ввода с составлением отчета об эффективности роботизации. Это негативно сказывается на внедрении роботизированной автоматизации.

План развития

При формировании плана развития важно учитывать стратегические цели компании и значимых бизнес-подразделений, определить приоритеты плана в соответствии со значимыми целями, задать активности для каждого из приоритетов плана (понятные шаги с датами и ответственными), задокументировать план и следовать ему, а также установить его регулярный разбор.

План развития – это прежде всего организационный инструмент, поскольку инициатива автоматизации должна идти сверху и оттуда приходить к непосредственному исполнителю. Инициатива, приходящая по горизонтали из смежных отделов, часто не принимается всерьез или игнорируется из-за постоянной высокой загруженности.

Рис. 2. Воронка автоматизации

Воронка автоматизации

Первые шаги наполнения воронки автоматизации должны быть следующими:

• проведение ознакомительных встреч с сотрудниками на местах;
• проверка существующей документации на действующие бизнес-процессы;
• выгрузка данных из корпоративных систем, анализ, отчетность, системные миграции;
• использование опросника и интервью.

Воронку автоматизации заполняют непосредственные исполнители бизнес-процессов, и, чтобы получить количественную массу качественных процессов, необходимо разработать модель информирования и ознакомления с возможностями RPA; интервью считается наименее эффективным способом.

Отчет о выполнении плана развития связываем с метриками:

1. FTE (Full-Time Equivalent, эквивалент полной занятости человека на работе) – сколько времени сэкономлено. FTE рассчитываем исходя из затрат времени на выполнение одного цикла бизнес-процесса и умножаем на количество повторений цикла в месяц.
2. Сколько средств затрачено. Метрика включает в себя расходы на закупку лицензий, разработку решения RPA и рабочие места для роботов.
3. Окупаемость проекта на текущих показателях. Окупаемость проекта тем быстрее, чем больше бизнес-процессов мы сможем автоматизировать, поэтому наибольшее внимание необходимо уделить формированию воронки автоматизации. Методы оценки сводятся к вычислению отношения вложений в проект к полученной прибыли и различаются степенью проработанности метода получения этих двух величин.

Подводя итог, хочу отметить, на мой взгляд, самую большую ценность RPA: упрощение крайне важного аспекта для любой компании – донесения ценной информации руководству.

Иллюстрации предоставлены автором.

Опубликовано в журнале "Системы безопасности" № 5/2024

Все статьи журнала "Системы безопасности"
доступны для скачивания в iMag >>

Фото: ru.freepik.com