Проходная и ресепшен – понятия универсальные, они есть на промышленных предприятиях, в банках, государственных учреждениях, офисах как небольших, так и крупных компаний и др. С точки зрения масштаба и отраслевой принадлежности компании эти понятия инвариантны. Не важен тип, характер и масштаб объекта, могут различаться только конкретные требования, режим прохода и уровень безопасности, но самое важное – они нужны практически везде. Это значит, что регистрация и управление потоками посетителей – задача универсальная и востребованная самым широким спектром потребителей.
Для начала рассмотрим, как работают автоматизированные системы регистрации и управления потоками посетителей, а также в чем их отличие от классических СКУД и зачем нужна их интеграция.
Вы договорились с партнером о встрече – просто подайте заявку на посетительский пропуск через удобный пользовательский интерфейс. Внесите данные посетителя и информацию о необходимом ему доступе. Когда заявка на пропуск сформирована и отправлена на согласование, вы будете узнавать о ее судьбе в автоматическом режиме. После того как она будет согласована или отклонена, вы получите уведомление об этом прямо на смартфон.
Когда партнер прибудет на встречу, ему достаточно будет показать документ, удостоверяющий его личность. Пропуск к этому моменту уже подготовлен и согласован. Будьте уверены: встреча не отложится из-за очередей на ресепшен.
Для ускорения процесса регистрации и минимизации числа ошибок используется автоматический сканер документов. В программном комплексе уже интегрирован сканер документов, распознающий информацию из нескольких тысяч типов документов разных стран мира.
В момент прохода посетителя через точку доступа – дверь или турникет – вы получите автоматическое уведомление на смартфон и/или рабочий компьютер. Будьте готовы встретить партнера!
Единая электронная система заявок, мгновенная отправка заявок на согласование и сервис уведомлений существенно экономят время как для сотрудников, так и для посетителей.
Преимущества для собственников объекта:
Преимущества для сотрудников:
Преимущества для посетителей:
Системы регистрации посетителей отвечают за автоматизацию процесса, быструю и удобную регистрацию именно посетителей. Система контроля и управления доступом (СКУД) отвечает непосредственно за доступ как посетителей, так и сотрудников на объект и определяет, какие конкретно возможности доступа могут использоваться: будет ли, например, поддерживаться биометрия или только доступ по карте или QR-коду, будет ли возможность использовать автоматическое распознавание номеров авто и доступ на парковку по номеру, поддерживаются ли специальные режимы доступа, такие как доступ посетителей в сопровождении, доступ по двум картам и т.д.
Качество интеграции является одним из ключевых параметров итоговой системы, объединяющей функции системы регистрации посетителей и СКУД. Необходимо, чтобы СКУД имела прозрачный протокол интеграции, позволяющей не только работать с конфигурацией и отгружать изменения из системы регистрации посетителей, но в идеале и отслеживать в динамике информацию о проходах, а также изменения объектов конфигурации. Чем лучше протокол интеграции, тем больше возможностей получает пользователь общей информационной системы.
Лидеры рынка предоставляют API, которые как минимум позволяют:
Простые и дешевые системы обычно не предоставляют онлайн-уведомлений об изменении конфигурации и событиях прохода. Могут не поддерживать экспорт данных из СКУД в сторонние информационные системы, плохо позволяют распараллеливать запросы через API.
Некоторые СКУД вместо современных протоколов интеграции предлагают интеграцию напрямую через базу данных или даже через файлы, что не только влияет на удобство самой интеграции, но и усложняет настройку комплексной информационной системы.
Помимо непосредственно возможностей СКУД и протоколов интеграции, очень важным является качество технической поддержки как пользователей систем контроля доступа, так и их партнеров по интеграции. То, насколько быстро реагирует техподдержка, насколько легко компания-разработчик СКУД идет не только на устранение ошибок, но и при необходимости на доработки протоколов интеграции, говорит о том, насколько легко можно будет поддерживать и развивать систему в дальнейшем. Особенно актуально это для проектов, которые пытаются максимально автоматизировать собственные бизнес-процессы.
В случае выбора новой СКУД стоит уделить пристальное внимание как возможностям самой СКУД, так и зрелости протокола интеграции, а также качеству технической поддержки. В случае если СКУД уже развернута – полноте ее поддержки в выбранной системе регистрации посетителей.
При активном использовании системы регистрации посетителей, которое предполагает интенсивный пропускной поток и/или кастомную автоматизацию бизнес-процессов, необходимо выбирать СКУД со зрелым протоколом интеграции, которые вместе дадут не только больше функциональных возможностей, но и лучшие параметры скорости работы интеграции.
Есть два основных федеральных закона, регулирующих вопросы, связанные с защитой персональных данных, это 152-ФЗ "О персональных данных" и 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".
В интерфейсе управляющего ПО на терминале саморегистрации посетитель может подтвердить свое согласие на обработку персональных данных. В соответствии со ст. 22, п. 1, часть б) "оператор вправе осуществлять без уведомления уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных обработку персональных данных: … необходимых в целях однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, или в иных аналогичных целях". Если речь идет о биометрических данных, то такое согласие может быть дано исключительно в письменной форме и посетитель должен будет его дать на ресепшен лично (при условии, что он является совершеннолетним). Надо отметить, что использование биометрии в принципе требует внимательной проработки не только в техническом, но и в правовом аспекте.
Одна из наиболее интересных тенденций – возможность одновременной работы с несколькими СКУД, установленными на объекте. Поскольку достаточно часто встречается ситуация, когда на проходной стоит одна система контроля и управления доступом, а в офисных помещениях одной из компаний-арендаторов применяется СКУД другого производителя, вопрос работы с разными системами возникает достаточно часто.
Другие тенденции при проведении саморегистрации гостей через стойку регистрации (терминал):
С точки зрения многосерверных конфигураций для крупных объектов это:
Для функционала, связанного с проездом на парковку и бронированием мест:
Для мобильных приложений – удобная работа со смартфона для приглашающих и согласующих сотрудников.
Доступны и умные команды – возможность написания команд на естественном языке. Например, по запросу "пригласить Сидорова на завтра" будет найден в базе посетитель Сидоров (или добавлен новый, если такого не было) и на него автоматически создана заявка на пропуск.
Кроме того, среди тенденций можно отметить поддержку протокола OpenID Connect, импорт сотрудников из Active Directory, отображение данных об автомобиле на парковках и др.
Опубликовано в журнале "Системы безопасности" №3/2022
Все статьи журнала "Системы безопасности"
доступны для скачивания в iMag >>
Иллюстрации предоставлены автором
Фото: ru.freepik.com