Регистрация и управление потоками посетителей: как работают и зачем нужны?

Проходная и ресепшен – понятия универсальные, они есть на промышленных предприятиях, в банках, государственных учреждениях, офисах как небольших, так и крупных компаний и др. С точки зрения масштаба и отраслевой принадлежности компании эти понятия инвариантны. Не важен тип, характер и масштаб объекта, могут различаться только конкретные требования, режим прохода и уровень безопасности, но самое важное – они нужны практически везде. Это значит, что регистрация и управление потоками посетителей – задача универсальная и востребованная самым широким спектром потребителей.

Саморегистрация по QR-коду

Для начала рассмотрим, как работают автоматизированные системы регистрации и управления потоками посетителей, а также в чем их отличие от классических СКУД и зачем нужна их интеграция.

Оповещение о согласовании заявки

Вы договорились с партнером о встрече – просто подайте заявку на посетительский пропуск через удобный пользовательский интерфейс. Внесите данные посетителя и информацию о необходимом ему доступе. Когда заявка на пропуск сформирована и отправлена на согласование, вы будете узнавать о ее судьбе в автоматическом режиме. После того как она будет согласована или отклонена, вы получите уведомление об этом прямо на смартфон.

Без ожидания и длинных очередей

Когда партнер прибудет на встречу, ему достаточно будет показать документ, удостоверяющий его личность. Пропуск к этому моменту уже подготовлен и согласован. Будьте уверены: встреча не отложится из-за очередей на ресепшен.

Человек может ошибиться, сканер не ошибается

Для ускорения процесса регистрации и минимизации числа ошибок используется автоматический сканер документов. В программном комплексе уже интегрирован сканер документов, распознающий информацию из нескольких тысяч типов документов разных стран мира.

Уведомление о приходе посетителя без задержки

В момент прохода посетителя через точку доступа – дверь или турникет – вы получите автоматическое уведомление на смартфон и/или рабочий компьютер. Будьте готовы встретить партнера!

Единая электронная система заявок, мгновенная отправка заявок на согласование и сервис уведомлений существенно экономят время как для сотрудников, так и для посетителей.

Выгоды для участников рынка

Преимущества для собственников объекта:

• Быстрая и удобная саморегистрация посетителей – снижение затрат на организацию проходной.
• Максимальная автоматизация всех процессов оформления и получения пропуска.
• Снижение влияния человеческого фактора в процессе оформления и получения пропуска.
• Интеграция с уже установленными на объекте СКУД.
• Посетители не будут ждать на ресепшен, встречи состоятся вовремя – вы сохраните деньги и репутацию.
• Сотрудникам проще воспользоваться системой оформления пропусков, чем обойти ее, – вы обладаете полной информацией о посетителях на объекте.
• Возможность использования стоп-листов снижает риск проникновения злоумышленников.
• Вы получите статистические данные для дальнейшего анализа эффективности работы вашего офиса и отдельных сотрудников.
• Кастомизация внешнего вида электронных стоек саморегистрации и интерфейса ПО.

Преимущества для сотрудников:

• Прозрачная система подачи заявки на пропуск, с подсказками при вводе и оповещениями об изменении статуса заявок – вам не надо бегать и согласовывать бумаги с начальством, все оформляется в электронном виде.
• Оформить гостевой пропуск с рабочего места быстрее и комфортнее, чем лично встречать посетителей на ресепшен.
• Автоматическое оповещение о приходе посетителя: сотрудник получит сигнал о выдаче посетительского пропуска, на который была подана заявка.
• Если вы ждете сразу нескольких гостей, оформите групповую заявку и сэкономьте время.
• Возможность отслеживания текущего состояния на парковке. Можно не только следить за количеством свободных мест, но и узнать, какие авто уже приехали, а какие ожидаются. Можно резервировать места для посетителей на служебной парковке.
• Мобильное приложение позволяет в любой точке офиса и вне его выполнять отслеживание всех заявок, быстрое приглашение на встречу, в том числе из списка контактов телефонной книги, напоминание о встречах, уведомление о приходе посетителя, оповещение о согласовании заявки.

Преимущества для посетителей:

• Уходит в прошлое долгое ожидание оформления пропуска на ресепшен.
• Процесс выдачи пропуска автоматизирован и сокращается в разы, что сводит к минимуму появление очередей на проходной.
• Широкий выбор вариантов прохода – биометрия, карта, QR-код.
• Можно приехать на встречу на машине, точно зная, что парковка гарантирована и не надо колесить по всему району в поисках свободного места.
• Вы не пропустите встречу, потому что вам напомнят о ней сообщением на смартфон.

Сканирование паспорта

Тонкости интеграции

Системы регистрации посетителей отвечают за автоматизацию процесса, быструю и удобную регистрацию именно посетителей. Система контроля и управления доступом (СКУД) отвечает непосредственно за доступ как посетителей, так и сотрудников на объект и определяет, какие конкретно возможности доступа могут использоваться: будет ли, например, поддерживаться биометрия или только доступ по карте или QR-коду, будет ли возможность использовать автоматическое распознавание номеров авто и доступ на парковку по номеру, поддерживаются ли специальные режимы доступа, такие как доступ посетителей в сопровождении, доступ по двум картам и т.д.

Качество интеграции является одним из ключевых параметров итоговой системы, объединяющей функции системы регистрации посетителей и СКУД. Необходимо, чтобы СКУД имела прозрачный протокол интеграции, позволяющей не только работать с конфигурацией и отгружать изменения из системы регистрации посетителей, но в идеале и отслеживать в динамике информацию о проходах, а также изменения объектов конфигурации. Чем лучше протокол интеграции, тем больше возможностей получает пользователь общей информационной системы.

Лидеры рынка предоставляют API, которые как минимум позволяют:

• создавать и изменять данные разных категорий владельцев карт (посетителей, сотрудников, автомобилей, если для них используются отдельные идентификаторы);
• выдавать и изымать идентификаторы, в том числе и биометрические;
• импортировать настроенные шаблоны доступа, назначать посетителям один или несколько уровней доступа;
• импортировать при необходимости данные о людях и других субъектах доступа и существующих идентификаторах из СКУД;
• уведомлять об изменениях конфигурации;
• уведомлять о новых событиях прохода;
• получать данные об истории проходов как по идентификатору, так и по человеку или автомобилю;
• безопасно работать через API при большом количестве параллельных соединений.

Простые и дешевые системы обычно не предоставляют онлайн-уведомлений об изменении конфигурации и событиях прохода. Могут не поддерживать экспорт данных из СКУД в сторонние информационные системы, плохо позволяют распараллеливать запросы через API.

Некоторые СКУД вместо современных протоколов интеграции предлагают интеграцию напрямую через базу данных или даже через файлы, что не только влияет на удобство самой интеграции, но и усложняет настройку комплексной информационной системы.

Помимо непосредственно возможностей СКУД и протоколов интеграции, очень важным является качество технической поддержки как пользователей систем контроля доступа, так и их партнеров по интеграции. То, насколько быстро реагирует техподдержка, насколько легко компания-разработчик СКУД идет не только на устранение ошибок, но и при необходимости на доработки протоколов интеграции, говорит о том, насколько легко можно будет поддерживать и развивать систему в дальнейшем. Особенно актуально это для проектов, которые пытаются максимально автоматизировать собственные бизнес-процессы.

В случае выбора новой СКУД стоит уделить пристальное внимание как возможностям самой СКУД, так и зрелости протокола интеграции, а также качеству технической поддержки. В случае если СКУД уже развернута – полноте ее поддержки в выбранной системе регистрации посетителей.

При активном использовании системы регистрации посетителей, которое предполагает интенсивный пропускной поток и/или кастомную автоматизацию бизнес-процессов, необходимо выбирать СКУД со зрелым протоколом интеграции, которые вместе дадут не только больше функциональных возможностей, но и лучшие параметры скорости работы интеграции.

В рамках закона

Есть два основных федеральных закона, регулирующих вопросы, связанные с защитой персональных данных, это 152-ФЗ "О персональных данных" и 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

В интерфейсе управляющего ПО на терминале саморегистрации посетитель может подтвердить свое согласие на обработку персональных данных. В соответствии со ст. 22, п. 1, часть б) "оператор вправе осуществлять без уведомления уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных обработку персональных данных: … необходимых в целях однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, или в иных аналогичных целях". Если речь идет о биометрических данных, то такое согласие может быть дано исключительно в письменной форме и посетитель должен будет его дать на ресепшен лично (при условии, что он является совершеннолетним). Надо отметить, что использование биометрии в принципе требует внимательной проработки не только в техническом, но и в правовом аспекте.

Растущие тенденции

Одна из наиболее интересных тенденций – возможность одновременной работы с несколькими СКУД, установленными на объекте. Поскольку достаточно часто встречается ситуация, когда на проходной стоит одна система контроля и управления доступом, а в офисных помещениях одной из компаний-арендаторов применяется СКУД другого производителя, вопрос работы с разными системами возникает достаточно часто.

Другие тенденции при проведении саморегистрации гостей через стойку регистрации (терминал):

• проверка подлинности паспорта посетителя;
• сличение фото посетителя с фотографией в паспорте;
• мониторинг состояния терминалов.

С точки зрения многосерверных конфигураций для крупных объектов это:

• распределение нагрузки между серверами для повышения производительности;
• добавление и отключение серверов "на лету" без останова системы.

Для функционала, связанного с проездом на парковку и бронированием мест:

• интеграция с разными СКУД;
• проезд по идентификатору или по номеру автомобиля.

Для мобильных приложений – удобная работа со смартфона для приглашающих и согласующих сотрудников.

Доступны и умные команды – возможность написания команд на естественном языке. Например, по запросу "пригласить Сидорова на завтра" будет найден в базе посетитель Сидоров (или добавлен новый, если такого не было) и на него автоматически создана заявка на пропуск.

Кроме того, среди тенденций можно отметить поддержку протокола OpenID Connect, импорт сотрудников из Active Directory, отображение данных об автомобиле на парковках и др.

Опубликовано в журнале "Системы безопасности" №3/2022

Все статьи журнала "Системы безопасности"
доступны для скачивания в iMag >>

Иллюстрации предоставлены автором

Фото: ru.freepik.com