Закупкам на предприятии предшествуют такие обязательные процедуры, как проверка благонадежности поставщиков, запросы, сбор и сравнение коммерческих предложений, выбор поставщика для заключения договора на поставку. На примере завода "Азия Цемент" рассмотрим, как роботизировать эти бизнес-процессы, убрать человеческий фактор и ускорить процедуры.
Начнем с двух определений, чтобы мы правильно друг друга понимали:
Какие нюансы были у проверки поставщиков до роботизации? Она включала в себя два этапа:
В процедуре проверки поставщика участвовали четыре-пять сотрудников:
В зависимости от категории поставщика (ИП или юрлицо), категории и суммы закупки контрагент должен предоставить от 5 до 15 сканов оригиналов подтверждающих документов.
Главная проблема заключалась в затянутых сроках проверок поставщиков. Причина этой проблемы – человеческий фактор:
Решение этой задачи стало возможно с помощью:
Рис. 1. Связь компонент в единую систему
На рис. 1 представлена связь компонент в единую систему, распределение функций которой происходит следующим образом:
Для предквалификации достаточно ИНН контрагента. Робот автоматически:
До роботизации процедуры предквалификации были необходимы два сотрудника и один-два дня на одного поставщика.
После роботизации – 0 сотрудников и 5–10 сек. на одного поставщика.
Проверка поставщиков выполняется по аналогичной схеме. Менеджер по закупкам инициирует процесс проверки из карточки контрагента в 1C:ERP и указывает e-mail контактного лица поставщика для прохождения проверки. Далее робот пишет письмо поставщику:
Как и в процедуре предквалификации, робот автоматически:
Уже на этом этапе проверка может завершиться с отрицательным заключением и автоматическим уведомлением контрагента по e-mail, что проверка не пройдена.
Когда первичная проверка пройдена успешно, робот ставит задачу в 1C:ERP менеджеру по документообороту для проверки комплекта документов. В случае предоставления контрагентом неактуальных документов или вообще других документов менеджер устанавливает несоответствие и указывает краткий комментарий. Далее робот пишет письмо поставщику:
Когда поставщик повторно отправляет документы, робот ставит задачу в1C:ERP менеджеру по документообороту для повторной проверки документов. Когда документы контрагента в порядке, процесс проверки переходит на следующий этап и робот ставит задачу юристу.
Юрист проверяет автоматически сформированный и заполненный отчет о проверке и выносит свое заключение. После завершения процедуры проверки робот пишет письмо контрагенту, сообщает результат и уведомляет менеджера по закупкам о завершении проверки поставщика.
Отдельные роботы из процедуры проверки контрагентов продолжают работать каждый день. Например, один раз в сутки робот выполняет проверку всей базы поставщиков в 1C:ERP на наличие признаков банкротства, реорганизации и ликвидации контрагента. При выявлении признаков банкротства робот уведомляет ответственных лиц, маркирует карточку поставщика в 1C:ERP и устанавливает запретные действия на проведение хозяйственных операций.
Процесс проверки поставщика выполняется за один час вместо нескольких дней благодаря тому, что:
Время проверки юристом одного контрагента сократилось в три раза – прочитать отчет и сделать заключение.
Только задумайтесь, сколько времени тратят менеджеры по закупкам на запросы, сбор и сравнение коммерческих предложений поставщиков! В этом случае у менеджера по закупкам не возникает желания запросить коммерческие предложения у 100 поставщиков и он ограничивается 10–15 контрагентами.
Как выглядели такие процессы до роботизации:
А когда поставщик не указал в коммерческом предложении срок поставки или включает ли цена в себя НДС или нет, сколько времени уходит на уточнение и повторные запросы одной и той же информации? На рис. 5 показано, как часто выглядит типичный день менеджера по закупкам.
Как и в примере с проверками поставщиков, передача функции управления бизнес-процессом и выполнения задач от сотрудника системе помогает исключить человеческий фактор, высвободить время у менеджера по закупкам и ускорить процессы закупок в компании.
Первым таким помощником стал робот подбора поставщиков в 1С:ERP для запроса коммерческих предложений, который обеспечивает умный подбор поставщиков:
Задача менеджера по продажам – проверить список поставщиков и e-mail контактных лиц, уточнить при необходимости и инициировать процесс запроса предложений. Далее робот пишет письма всем поставщикам от лица менеджера по закупкам с запросом коммерческого предложения (рис. 7).
Робот автоматически рассылает письма поставщикам с запросом коммерческих предложений. Задача поставщика – заполнить форму на сайте и отправить свое коммерческое предложение. Здесь нет лишних полей, а только значимые, которые являются критериями для оценки.
Заполнение поставщиком по ссылке на сайте формы коммерческого предложения происходит таким образом: робот собирает в 1C:ERP все коммерческие предложения поставщиков, сравнивает их по одним и тем же критериям, ставит задачу менеджеру по закупкам о завершении сбора предложений.
Робот выбирает наилучшего поставщика по совокупности критериев и рекомендует его для закупки и заключения договора. Для наглядности робот подготавливает докладную записку (рис. 10) и понятными словами обосновывает выбор того или иного поставщика. Менеджер по закупкам может согласиться с выбранным поставщиком или рекомендовать другого. Затем докладная записка проходит процедуру согласования в1C:ERP и далее перетекает в процесс заключения договора.
У менеджера по закупкам высвобождается время от выполнения рутинных операций, которое он может потратить на поиск новых поставщиков, торг и получение от поставщиков наилучших условий поставки. Это возможно, потому что:
В результате существенно ускоряются процессы в компании.
Опубликовано в журнале "Системы безопасности" № 5/2022
Все статьи журнала "Системы безопасности"
доступны для скачивания в iMag >>
Фото: ru.freepik.com