Роботизация бизнес-процессов при работе с поставщиками на промышленном предприятии

Евгений Березин, 30/12/22

Закупкам на предприятии предшествуют такие обязательные процедуры, как проверка благонадежности поставщиков, запросы, сбор и сравнение коммерческих предложений, выбор поставщика для заключения договора на поставку. На примере завода "Азия Цемент" рассмотрим, как роботизировать эти бизнес-процессы, убрать человеческий фактор и ускорить процедуры.

Начнем с двух определений, чтобы мы правильно друг друга понимали:

Бизнес-процесс – это сценарий или набор сценариев, в котором есть задачи со сроками выполнения и исполнители по ним.
Роботизация бизнес-процесса – это когда управление бизнес-процессом, а также все или часть задач бизнес-процесса выполняют не сотрудники, а система.

Роботизация бизнес-процессов при проверке поставщиков: как убрать человеческий фактор и ускорить процессы

Какие нюансы были у проверки поставщиков до роботизации? Она включала в себя два этапа:

Предквалификация. Обязательна до запросов коммерческих предложений у поставщика.
Проверка поставщика. Обязательна перед заключением договора.

В процедуре проверки поставщика участвовали четыре-пять сотрудников:

менеджер по закупкам (взаимодействует с контрагентом и подразделениями, ставит задачи менеджеру по документообороту, контролирует ход процесса проверки);
менеджер по документообороту (запрашивает документы у контрагентов, получает и выполняет их первичную проверку);
юрист (выполняет юридическую проверку контрагента и документов);
финансист (выполняет финансовую проверку благонадежности контрагента);
сотрудник службы безопасности (при необходимости выездной проверки).

В зависимости от категории поставщика (ИП или юрлицо), категории и суммы закупки контрагент должен предоставить от 5 до 15 сканов оригиналов подтверждающих документов.

Главная проблема заключалась в затянутых сроках проверок поставщиков. Причина этой проблемы – человеческий фактор:

информация теряется или забывается при передаче от одного сотрудника другому;
многократные запросы одной и той же информации у сотрудников и контрагентов.

Решение этой задачи стало возможно с помощью:

Передачи функции управления бизнес-процессом от сотрудников системе.
Передачи функции выполнения задач бизнес-процесса от сотрудников системе.

Рис. 1. Связь компонент в единую систему

Микросервисная архитектура под управлением 1C:ERP

На рис. 1 представлена связь компонент в единую систему, распределение функций которой происходит следующим образом:

1C:ERP – управление всем бизнес-процессом и выполнение задач.
Сайт компании – интерфейс для поставщика и подрядчика.
Dadata.ru – удобство пользователя при заполнении на сайте.
Damia.ru – Data Mining из открытых источников и структуризация.
Корпоративная почта – автоматическая отправка и получение писем.

Для предквалификации достаточно ИНН контрагента. Робот автоматически:

создает карточку поставщика в 1C:ERP;
заполняет документ предквалификации в1C:ERP;
выполняет проверку в 1C:ERP (пройдена/не пройдена);
пишет письма контрагентам о результате предквалификации;
выполняет массовые предквалификации каждый год всей базы поставщиков в 1C:ERP за несколько часов.

До роботизации процедуры предквалификации были необходимы два сотрудника и один-два дня на одного поставщика.

После роботизации – 0 сотрудников и 5–10 сек. на одного поставщика.

Рис. 2. Предквалификация по ИНН

Рис. 3. Заполнение на сайте, проверка в ERP

Рис. 4. Повторные запросы документов

Ввод ИНН на сайте – автоматическая предквалификация в 1C:ERP

Проверка поставщиков выполняется по аналогичной схеме. Менеджер по закупкам инициирует процесс проверки из карточки контрагента в 1C:ERP и указывает e-mail контактного лица поставщика для прохождения проверки. Далее робот пишет письмо поставщику:

генерирует уникальную ссылку на страницу проверки на сайте;
отправляет e-mail контактному лицу поставщика для заполнения формы.

Как и в процедуре предквалификации, робот автоматически:

создает документ проверки поставщика в 1C:ERP;
заполняет отчет по утвержденной форме (всего семь разных форм, 2–4 страницы);
выполняет первичную проверку контрагента по 14 базовым критериям.

Уже на этом этапе проверка может завершиться с отрицательным заключением и автоматическим уведомлением контрагента по e-mail, что проверка не пройдена.

Заполнение данных на сайте – выполнение проверки в 1C:ERP

Когда первичная проверка пройдена успешно, робот ставит задачу в 1C:ERP менеджеру по документообороту для проверки комплекта документов. В случае предоставления контрагентом неактуальных документов или вообще других документов менеджер устанавливает несоответствие и указывает краткий комментарий. Далее робот пишет письмо поставщику:

генерирует новую ссылку на страницу предоставления документов на сайте;
отправляет e-mail контактному лицу поставщика для повторного заполнения формы.

Повторный запрос у поставщика недостающих документов через сайт

Когда поставщик повторно отправляет документы, робот ставит задачу в1C:ERP менеджеру по документообороту для повторной проверки документов. Когда документы контрагента в порядке, процесс проверки переходит на следующий этап и робот ставит задачу юристу.

Юрист проверяет автоматически сформированный и заполненный отчет о проверке и выносит свое заключение. После завершения процедуры проверки робот пишет письмо контрагенту, сообщает результат и уведомляет менеджера по закупкам о завершении проверки поставщика.

Отдельные роботы из процедуры проверки контрагентов продолжают работать каждый день. Например, один раз в сутки робот выполняет проверку всей базы поставщиков в 1C:ERP на наличие признаков банкротства, реорганизации и ликвидации контрагента. При выявлении признаков банкротства робот уведомляет ответственных лиц, маркирует карточку поставщика в 1C:ERP и устанавливает запретные действия на проведение хозяйственных операций.

Рис. 5. Типичный день закупщика

Рис. 6. Робот подбора поставщиков

Плюсы роботизации бизнес-процессов при проверке поставщиков

Процесс проверки поставщика выполняется за один час вместо нескольких дней благодаря тому, что:

Из процедуры предквалификации исключены все сотрудники (автоматическая).
Из процедуры проверки поставщиков исключены менеджер по закупкам и финансист.
Поставщики предоставляют данные через сайт компании.
Робот создает карточку поставщика в 1C:ERP по ИНН контрагента.
Робот создает документ проверки и инициирует процедуру проверки.
Робот выполняет первичную проверку поставщика по 14 критериям.
Робот заполняет отчет о проверке поставщика (семь различных форм).
Робот пишет письма контрагентам по e-mail.
Робот ставит задачи сотрудникам.
Юрист делает заключение.

Время проверки юристом одного контрагента сократилось в три раза – прочитать отчет и сделать заключение.

Рис. 7. Робот запроса предложения

Рис. 8. Заполнение поставщиком на сайте

Роботизация преддоговорных процедур: запросы, сбор и сравнение коммерческих предложений поставщиков без участия сотрудников

Только задумайтесь, сколько времени тратят менеджеры по закупкам на запросы, сбор и сравнение коммерческих предложений поставщиков! В этом случае у менеджера по закупкам не возникает желания запросить коммерческие предложения у 100 поставщиков и он ограничивается 10–15 контрагентами.

Как выглядели такие процессы до роботизации:

Поиск поставщиков в базе 1C:ERP.
Запросы предложений по телефону или по e-mail.
Сбор предложений по e-mail в различных форматах (doc, xls, pdf).
Сведение предложений в единую таблицу Excel.
Сравнительный анализ предложений и оценка по критериям.
Выбор поставщика и согласование наилучшего.

А когда поставщик не указал в коммерческом предложении срок поставки или включает ли цена в себя НДС или нет, сколько времени уходит на уточнение и повторные запросы одной и той же информации? На рис. 5 показано, как часто выглядит типичный день менеджера по закупкам.

Как и в примере с проверками поставщиков, передача функции управления бизнес-процессом и выполнения задач от сотрудника системе помогает исключить человеческий фактор, высвободить время у менеджера по закупкам и ускорить процессы закупок в компании.

Рис. 9. Робот оценки предложений

Рис. 10. Форма докладной записки с обоснованием выбора поставщика, сформированная роботом

Умный подбор поставщиков для запроса коммерческих предложений

Первым таким помощником стал робот подбора поставщиков в 1С:ERP для запроса коммерческих предложений, который обеспечивает умный подбор поставщиков:

по историческим данным о закупках номенклатуры или аналогов;
по категории поставки, портрету поставщика и его компетенциям;
по прошедшим обязательную предквалификацию или проверку.

Задача менеджера по продажам – проверить список поставщиков и e-mail контактных лиц, уточнить при необходимости и инициировать процесс запроса предложений. Далее робот пишет письма всем поставщикам от лица менеджера по закупкам с запросом коммерческого предложения (рис. 7).

Робот автоматически рассылает письма поставщикам с запросом коммерческих предложений. Задача поставщика – заполнить форму на сайте и отправить свое коммерческое предложение. Здесь нет лишних полей, а только значимые, которые являются критериями для оценки.

Заполнение поставщиком по ссылке на сайте формы коммерческого предложения происходит таким образом: робот собирает в 1C:ERP все коммерческие предложения поставщиков, сравнивает их по одним и тем же критериям, ставит задачу менеджеру по закупкам о завершении сбора предложений.

Сравнительный анализ коммерческих предложений роботом в 1C:ERP

Робот выбирает наилучшего поставщика по совокупности критериев и рекомендует его для закупки и заключения договора. Для наглядности робот подготавливает докладную записку (рис. 10) и понятными словами обосновывает выбор того или иного поставщика. Менеджер по закупкам может согласиться с выбранным поставщиком или рекомендовать другого. Затем докладная записка проходит процедуру согласования в1C:ERP и далее перетекает в процесс заключения договора.

Плюсы роботизации бизнес-процесса запроса, сбора и сравнения предложений поставщиков

У менеджера по закупкам высвобождается время от выполнения рутинных операций, которое он может потратить на поиск новых поставщиков, торг и получение от поставщиков наилучших условий поставки. Это возможно, потому что: