Дистанционная регистрация посетителей бизнес-центров в период пандемии

Преимущества технологий

Пандемия коронавируса вызвала бум в развитии дистанционных сервисов и заставила бизнес по-новому посмотреть на процессы организации безопасности. К традиционным вопросам, связанным с системой контроля доступа, добавился мониторинг соблюдения санитарно-эпидемиологических требований при входе на объект (ношение масок и перчаток, измерение температуры). Еще одним следствием новой реальности стало изменение модели потребления и коммуникации, стремление минимизировать точки прямого контакта между участниками – все больше личное и деловое общение стало переходить в онлайн-формат. Как результат – на объектах с высокой пропускной способностью вырос спрос на сервисы удаленной регистрации посетителей.

На примере бизнес-центров рассмотрим подробнее, какими преимуществами обладают технологии дистанционной регистрации и в каком направлении они будут развиваться в дальнейшем.

Для чего нужны сервисы дистанционной регистрации

Если рассматривать бизнес-центр с точки зрения традиционной организации системы контроля доступа на объект, то этот процесс включает в себя несколько этапов:

1. Автомобиль/посетитель проходит так называемую въездную группу (огороженная территория внешнего периметра), доступ на которую осуществляется через персональную карту либо приглашение, которое оформляют арендаторы объекта.
2. Оформленные приглашения поступают по электронной почте или по телефону в центр диспетчеризации. По факту приезда машины охранник соединяется с ним и уточняет наличие оформленного приглашения, на основе которого принимается решение о допуске на территорию. Когда машина оказывается на территории бизнес-центра, идет процесс получения пропуска.
3. Гость получает пропуск в единой зоне ресепшен, где идет проверка наличия заявки.
   

Заявки попадают в нее разными способами – по электронной почте, на бумаге, через чат-боты, нередко за несколько часов до прихода гостя на территорию бизнес-центра. Коммуникация с гостем возникает только в момент, когда он пришел на территорию.

Как мы видим, такой процесс регистрации занимает довольно много времени. Если мы хотим его ускорить, то используемое решение нужно упросить. В этот момент как раз и появляется удаленная регистрация посетителей, когда оформление заявок происходит с помощью онлайн-сервисов. Пандемия изменила отношение к применению дистанционных пропусков и QR-кодов и показала, что пропускная система может быть удобной, повысив спрос на сервисы онлайн-регистрации.

Технологические аспекты

При оформлении пропуска приглашающий создает форму заявки, которая еще не авторизована. Пропуск может быть одноразовый или многоразовый. Уникальная ссылка посредством удобного способа коммуникации (мессенджер/социальные сети/комментарии при заказе такси или курьера) направляется гостю, который вносит свои данные и получает электронный идентификатор. Это может быть QR-код, который просто нужно показать на турникете и шлагбауме, ПИН-код, бесконтактная идентификация на базе технологии BLE (Bluetooth Low Energy) или NFС – то, что предоставляет функционал современных смартфонов.

Таким образом, если до посещения бизнес-центра, куда гость должен приехать, он внес все свои данные, то он уже является полноценным участником системы контроля доступа, которая работает на объекте. По факту приезда у него уже есть все, чтобы быть идентифицированным как гость.

Для того чтобы система удаленной регистрации работала, управляющая компания должна подключиться к онлайн-сервису: у нее должен быть электронный журнал регистрации пропусков, интегрированный с запирающими устройствами (система контроля, которая связана с облаком), а у всех резидентов – мобильное приложение, через которое осуществляются авторизация и заказ пропусков.

5 исключительных преимуществ

Какие плюсы дают сервисы удаленной регистрации?

1. Контроль соблюдения санитарно-эпидемиологических требований. Пандемия показала, что использование огромного количества недезинфицируемых кусков пластика вызывает сильный дискомфорт у посетителей и повышает риски распространения COVID-19.
   Когда гость получает идентификатор удаленно и использует современный смартфон, ПИН-код или QR-код для регистрации, то это минимизирует прямую коммуникацию c субъектами, организующими заказ пропусков. Технологии дистанционной регистрации позволяют использовать биометрические данные (например, селфи для верификации посетителя по лицу), проверять наличие маски у посетителя, замерять температуру и т.д., повышая тем самым уровень комфорта.
2. Экономия времени и затрат на персонал. В среднем на заявку уходит 1,5 минуты времени приглашающего сотрудника компании-арендатора и порядка 3–5 минут – на организацию въезда автомобиля на территорию. В случае автоматизации весь процесс может занять до 20 секунд (в среднем экономится до 1 минуты). Если, например, в бизнес-центре работают 700 арендаторов (10 тыс. человек, каждый сотрудник заказывает хотя бы один пропуск в неделю), то автоматизация процесса позволяет освободить более 600 человеко-часов в месяц, или 75 дополнительных рабочих дней. Таким образом, сервисы удаленной регистрации освобождают время, которое тратится на повторяющийся процесс. При удаленной выдаче пропусков ресепшен разгружается полностью.
3. Усиление безопасности на объекте. Каждый, кто заходит на территорию, – это либо постоянный сотрудник, и за него несет ответственность компания, которая оформила пропуск, либо гость, к которому привязан человек из компании, авторизованной заказывать гостевые пропуска. Это позволяет минимизировать человеческий фактор при принятии решения о допуске посетителя на объект: когда есть привязка к удаленной регистрации, всегда есть лицо (арендатор или собственник), несущее ответственность за приглашенного посетителя.
4. Удобство и комфорт. Сегодня трудно представить человека, который не имеет смартфон или не пользуется приложениями. Приложения с сервисами дистанционной регистрации, как правило, обладают удобным интерфейсом как для человека, который заказывает пропуск, так и для того, кто едет – уже в моменте он получает инструкцию, куда приехать и что делать, не отвлекая приглашающую сторону.
5. Экономия стоимости владения контрольно-пропускным сервисом. Внедрение сервисов удаленной регистрации позволяет конечному пользователю не только сэкономить время на оформление заявок (процессная составляющая) и решение всех вопросов, связанных с организацией прохода на объект, но и сократить расходы за счет передачи на аутсорсинг инженерного обслуживания оборудования въездной группы (турникетов, шлагбаумов, систем видеораспознавания).

Комплексное решение для автоматизации прохода на территорию было разработано для делового квартала "Красная Роза" в Москве (в квартал входят 11 офисных зданий класса А, А+, В и В+ общей площадью 137 тыс. кв. м). Чтобы упростить процедуру заказа пропусков, прохода работников на территорию и автоматизировать процесс проезда, инженеры собрали программно-аппаратный комплекс, установили систему, сделали интеграцию с системой видеораспознавания и подключили на КПП. Каждый арендатор получил свой персональный журнал регистрации пропусков, позволяющий делегировать право заказа пропусков и считать рабочее время сотрудников офиса. Внедрение решения позволило ускорить и упростить процедуру прохода в офис, сделать ее более удобной.

Автоматизация процессов

Еще одним плюсом использования сервисов дистанционной регистрации является возможность проводить аналитику на основе полученных данных. Такая информация, например, позволяет в автоматическом режиме управлять парковочными пространствами, распределяя места, которые предоставляются арендаторам (по постоянным пропускам) и гостям в формате динамического списка: распределение парковочных мест оптимизируется в зависимости от пиковых нагрузок и гость получает в режиме онлайн инструкцию, куда можно поставить машину.

Кроме того, с помощью дистанционной регистрации можно автоматизировать процесс оплаты пропусков, позволяющий перейти от ручного сбора платы за въезд автомобиля на территорию бизнес-центра в онлайн-режим. Облако со списком гостей привязывается к системе распознавания, арендатор получает доступ к личному счету и заводит необходимое количество заявок. По факту въезда машины на территорию за одну заявку с депозита списывается сумма, которую компания установила для внутреннего распорядка. И пока у арендатора есть деньги на депозите, у него есть возможность оформлять новые заявки. Как только деньги заканчиваются, он получает сообщение о необходимости пополнить резерв. Cервис автоматизации позволяет сократить ресурсы на персонал, задействованный в процесс оплаты депозита, а также время на сверку выписанных пропусков и счетов.

Сохранность персональных данных

Использование биометрических и иных данных (ФИО гостя, номер машины и т.д.) в процессе онлайн-регистрации ставит вопрос об их сохранности. При выборе поставщика сервисов удаленной регистрации важно, чтобы поставщик был оператором персональных данных. Это позволяет обезопасить компанию, пользующуюся сервисами удаленной регистрации, от несанкционированного применения персональных данных. Для этого компания-поставщик получает разрешения от всех субъектов процесса на передачу данных третьим лицам и подписывает договор с управляющей компанией, подтверждая ответственность за сохранность данных.

Перспективы развития сервисов удаленной регистрации

Рынок сервисов удаленной регистрации в России достаточно молодой. Сегодня существует порядка 8–10 сервисов автоматизации, которые продолжают активно развиваться.

На фоне пандемии мы наблюдаем тренд перехода в сторону гибридных офисов с использованием аналитических систем онлайн-бронирования рабочих и парковочных пространств. При этом рынок все дальше двигается в сторону консолидации разных сервисов, которые позволяют следить за безопасностью на объекте (например, с помощью функционала удаленной регистрации можно блокировать заказ пропусков для нежелательных посетителей, являющихся должниками и нарушителями, – это предотвращает возникновение инцидента и не требует затрат и сложных регламентов).

Растет спрос на комплексные системы, предоставляющие интеграцию сервисов заказов пропусков с системой контроля доступа и видеораспознавания на контрольно-пропускных пунктах.

Еще один тренд, который мы сегодня активно наблюдаем, – развитие технологий биометрической идентификации, то есть фокус на интеллектуализацию "железа" (во всех камерах есть опция распознавания лиц, машин, образов).

В целом технологии удаленной регистрации сегодня выходят за пределы непосредственно автоматизации процесса оформления пропусков, открывая новые проекты и ниши для их использования.

Опубликовано в журнале "Системы безопасности" №3/2021