Интеллектуальные системы хранения ключей доступны и популярны

Управление ключевым хозяйством является важным функционалом в системе контроля и управления доступом на любом крупном предприятии. Мы пригласили экспертов из компаний "АРМО-Системы", "Итриум СПб", "СБ Инжиниринг", "РусГард", "Виоланта Индастриз" рассказать о современных интеллектуальных системах хранения ключей (электронных ключницах), их преимуществах и эффективности, о базовых и эксклюзивных функциях электронных систем хранения и оборота ключей, их интеграционных возможностях, целесообразности использования и т.д.

Когда на объекте целесообразно использовать электронные системы хранения и оборота ключей?

Максим Прокофьев, АРМО-Системы

Один из примеров, когда становятся востребованы умные ключницы, – это если объект сталкивается с необходимостью управления большим количеством ключей. Например, на предприятии с десятками или сотнями помещений, где доступ к каждому из них должен быть строго регламентирован, традиционные методы хранения ключей – металлические шкафы или ящики с замками становятся неэффективными. Использование электронных ключниц также оправданно, если на объекте требуется автоматизация процессов выдачи и возврата ключей, минимизация человеческого фактора и обеспечение прозрачности операций.

Кроме того, они незаменимы там, где важно вести электронный журнал событий: кто, когда и какой ключ взял или вернул. Это особенно критично в условиях, где потеря ключа может привести к серьезным последствиям, от финансовых и репутационных потерь до угрозы безопасности.
Ключницы могут использоваться и как альтернатива системе контроля и управления доступом (СКУД). Здесь решающими факторами являются простота и скорость внедрения или невозможность прокладки проводов для оборудования контроля доступа (например, на объектах культурного наследия).

Еще один пример: если объект планирует расширение или уже работает в условиях высокой нагрузки, электронные системы позволяют гибко адаптироваться к росту числа пользователей и ключей.

Если говорить о конкретных типах объектов, где целесообразно использование интеллектуальных ключниц, то это могут быть крупные промышленные предприятия (для учета выдачи ключей от цехов, щитовых, помещений с опасным оборудованием), логистические центры (для контроля доступа к зонам хранения, грузовым отсекам и спецтехнике), гостиницы (для автоматизации выдачи ключей от номеров, минимизации человеческого фактора и предотвращения краж), медицинские учреждения (для ограничения доступа к лекарственным препаратам, лабораториям и архивам), объекты коммерческой недвижимости и офисы (для управления доступом сотрудников, клиентов и обслуживающего персонала к ключам от помещений, складов, серверных) и т.д.

Денис Иванов, Итриум СПб

На наш взгляд, такие системы уместны на любом объекте, где какой-то частью ключей пользуется больше одного человека и/или человек использует больше одного ключа. В электронных системах всегда понятно, кто, когда, какие ключи брал, сдавал, у кого сейчас какой-то ключ. Дело здесь даже не в том, что электронные ключницы позволяют снизить затраты на персонал, который в их отсутствие ведет учет ключей, а в том, что такие системы исключают влияние человеческого фактора: нет риска, что ключ будет выдан, но не записан в журнал выдачи, или выдан и записан, но то, что его не вернули, по какой-то причине проигнорируют и забудут до момента, пока он внезапно не понадобится – как водится, в самый неподходящий момент.

Андрей Артюшкин, СБ Инжиниринг

Электронные ключницы целесообразно использовать на объектах, где существует большое количество дверей, транспортных средств и ключевых замков, которые не относятся к системам контроля и управления доступом в силу различных факторов, но при этом требуется контролировать использование ключей к данным помещениям, автомобилям и оборудованию.

Обычно ключи с бирками находятся в простых шкафах-ключницах, при этом контроль за поиском и выдачей ключей, которых бывает очень много, возлагается на дежурного поста охраны или службы эксплуатации. Запись о выдачах ключей делается в лучшем случае в бумажном журнале, при этом правомочность выдачи тому или иному сотруднику определенного ключа ведется или с помощью визуальной памяти дежурного, или по служебной записке.

А если добавить тот факт, что в случае отсутствия ключа сложно определить, кто последний брал этот ключ и не вернул его или, того хуже, потерял, кто выдавал этот ключ, в чью смену это было, то в этом случае целесообразность использования электронных систем хранения и оборота ключей на крупных распределенных объектах при большом количестве дверей, транспорта и замков более чем очевидна.

Алексей Киндялов, РусГард

По нашему опыту, чаще всего электронные ключницы используются на промышленных предприятиях. Это обусловлено двумя причинами. Первая причина: на предприятиях гораздо больше технических помещений, которые, по мнению заказчиков, не требуют оборудования средствами СКУД. Щитовые, подсобки, складские помещения всевозможных форматов – таких помещений могут быть сотни и тысячи.

Вторая причина – ключи для механических замков часто используют для запуска станков и различных агрегатов, которых также может быть несколько десятков или сотен на одном предприятии. И в первом, и во втором случае требуется организация хранения и выдачи ключей, так как хранить все эти ключи в тумбочке вахтера уже видится провальным решением.

Но, конечно, сфера применения электронных ключниц не ограничивается лишь промышленными предприятиями. У нас есть успешные кейсы внедрения и на медицинских объектах, и в госучреждениях, и в учебных заведениях.

Андрей Шарганов, Виоланта Индастриз

Электронные ключницы целесообразно применять, когда используется журнал выдачи ключей и когда ключи начинают терять или уносить эти ключи домой. Охрана обычно выдает ключи через записи в журнале, однако влияет человеческий фактор, и записать, кому выдали ключ или что ключ вернули, забывают. Рано или поздно это приводит к хаосу и сложному контролю процесса.

Какие функции электронных ключниц можно отнести к базовым (основным, стандартным), а какие являются расширенными (эксклюзивными)?

Максим Прокофьев, АРМО-Системы

К базовым функциям ключниц можно отнести:

• хранение ключей в индивидуальных ячейках;
• идентификацию пользователей (например, по ПИН-коду, RFID-карте или биометрическим данным);
• ведение электронного журнала событий;
• ограничение доступа к ключам в зависимости от прав пользователя.

Этот минимальный набор возможностей присутствует в большинстве современных систем.

Расширенные функции призваны "заточить" ключницу под специфические задачи:

• интеграцию с системами видеонаблюдения (фиксация действий пользователя на видео);
• удаленное управление через мобильное приложение или веб-интерфейс;
• бронирование ключей;
• настройку временных интервалов доступа (актуально для объектов с жестким графиком работы).

К расширенным возможностям относятся также интеллектуальные алгоритмы анализа данных, например уведомления о нестандартных ситуациях (длительное невозвращение ключа) или автоматическое формирование отчетов для руководства.

Отдельно стоит упомянуть такие опции, как увеличение количества ячеек без замены оборудования, дополнительные секции для хранения ценных вещей, а также поддержку интеграции с корпоративными ERP-системами или HRM-программами.

Таким образом, многие возможности ключниц, выходящие за рамки стандартного функционала, делают их инструментом не только хранения, но и оптимизации бизнес-процессов.

Денис Иванов, Итриум СПб

К стандартным функциям можно отнести безопасное хранение, возможность назначения прав на получение и сдачу ключей, хранение журнала оборота ключей. Доступ к этим сведениям и возможностям, как правило, предоставляется либо посредством внешнего программного обеспечения от производителя ключницы или интегрирующего ПО, либо с терминала ключницы, но в этом случае возможности достаточно ограниченны.

К расширенным возможностям можно отнести работу с ключницей без специализированного программного обеспечения (ПО): настроить права на получение/сдачу, оперативно узнать, у кого какой ключ, просмотреть журнал сдачи-выдачи по конкретным ключам. Как правило, такие функции реализованы в достаточно "продвинутых" устройствах со встроенным веб-сервером.

Андрей Артюшкин, СБ Инжиниринг

Основной задачей ключниц является автоматическая выдача и сдача разрешенных ключей пользователю после его идентификации, без участия третьих лиц, с фиксацией времени выдачи и сдачи. Выдача обычно происходит после идентификации пользователя с помощью карты, или кода, или других способов, а также после выбора необходимого разрешенного ключа данному пользователю в меню на дисплее. Это является стандартным функционалом любой из ключниц.

К стандартным функциям можно также отнести возможность масштабируемости системы, возможность оперативного поиска того, кто последний брал данный ключ, возможность построения отчетов в программных комплексах по заданному периоду времени по определенным ключам.

К расширенным функциям можно отнести возможность брендирования под заказчика и индивидуальной кастомизации. Эксклюзивными характеристиками можно считать также использование опечатываемых пеналов для объектов с повышенными требованиями к безопасности, видеокамер с возможностью фиксации пользователя в момент выдачи или сдачи ключа, возможность установки дополнительного УФ-оборудования для дезинфекции брелков и ключей.

Алексей Киндялов, РусГард

Базовыми функциями электронной ключницы, на мой взгляд, являются идентификация пользователя и логирование событий по обороту ключей. Ключница, в отличие от вахтера, не вступит в сговор и не выдаст ключи третьим лицам или злоумышленникам (при условии использования терминала распознавания лиц для идентификации пользователя). С ключницей нельзя договориться и взять ключи в неположенное время. и самое главное, все события, связанные с ключами, хранятся на сервере неограниченное время. При расследовании инцидента можно быстро определить сотрудника, взявшего или сдавшего ключи.

Андрей Шарганов, Виоланта Индастриз

Базовые функции – это выдача ключей и отчет, а расширенные – это удаленный доступ для онлайн-мониторинга и дополнительные модули, например алкотестер или когда сотрудник не сможет выйти из здания, пока не сдаст ключ, что означает интеграцию со СКУД.

Расскажите об интеграционных возможностях электронных ключниц.

Максим Прокофьев, АРМО-Системы

Интеграционные возможности ключниц – одна из их сильных сторон, позволяющих адаптировать системы хранения под конкретные нужды объекта и сделать их частью интеллектуальной инфраструктуры.

Прежде всего, ключницы могут быть интегрированы со СКУД, что создает единую систему безопасности. Например, сотрудник, использующий RFID-карту для входа в здание, может с той же картой получить доступ к ключам, а система автоматически сопоставит его права доступа с задачами. Появляется возможность снимать/ставить помещения под охрану при взятии/возврате соответствующего ключа или запрещать сотрудникам выход за пределы предприятия, пока они не вернули ключи. Возможна также синхронизация с системами учета рабочего времени: данные о взятии ключей могут автоматически коррелировать с графиком работы сотрудников.

Другой важный аспект – интеграция с видеонаблюдением. При каждом действии с ключом камера фиксирует процесс, что повышает уровень контроля и помогает в расследовании инцидентов.
Электронные ключницы могут быть подключены и к корпоративным ИТ-системам – ERP или CRM. Это позволяет, например, связать выдачу ключей с конкретными задачами в производственном процессе или клиентскими заказами.

Некоторые ключницы предлагают API для разработчиков, что открывает возможности для интеграции с уникальными программными решениями заказчика. Например, ключница может быть связана с системой бронирования гостиницы и автоматически выдавать ключи гостям после подтверждения регистрации.

Денис Иванов, Итриум СПб

Думаю, что в данном вопросе нет какого-то единого списка, характерного для всех или хотя бы большинства представленных на рынке ключниц. Многие из них представляют законченные standalone-устройства с крайне скудными возможностями интеграции. Причиной тут могут быть ограниченные возможности встроенного контроллера ключницы. В части интеграции это приводит, например, только к поддержке низкоуровневого протокола, использование которого для интеграции в смежную систему потребует высокой квалификации разработчика.

Кроме того, как и в системах контроля доступа, отсутствует какой бы то ни было стандарт взаимодействия электронных систем хранения с внешними системами. Это приводит к тому, что каждый производитель разрабатывает и поддерживает свои модели данных, прикладные протоколы и т.д., что, в свою очередь, приводит к невозможности полной совместимости электронных систем хранения ключей с внешними системами разных производителей.

Если же говорить именно о прикладных задачах, решаемых интеграцией, то от потребителей мы чаще всего получаем запросы на решение следующих задач:

1. Единая модель управления правами пользователей СКУД и электронных систем хранения ключей и единые идентификаторы для ключниц и СКУД.
2. Возможность взаимодействия с системами охранной сигнализации (например, для автоматического снятия помещения с охраны при получении ключа и постановки – при возврате).
3. Динамическое управление правами в СКУД при действиях с ключами (например, невозможность выйти с объекта, если не сданы ключи).
4. В последнее время все чаще ставятся задачи по интеграции систем хранения ключей с системами управления производственными процессами (например, для автоматизации процессов обслуживания производственного оборудования, упрощения учета нарядов на выполнение работ и т.д.). Проще и надежнее всего эти задачи решаются в случаях, когда электронные системы хранения ключей и смежные системы от одного разработчика.

Андрей Артюшкин, СБ Инжиниринг

Все инсталлированные нами электронные системы хранения и оборота ключей были выполнены как дополнение к существующим СКУД. Поэтому интеграционные возможности мы всегда рассматривали как расширение функционала этих СКУД. К таким особенностям относится подключение сторонних считывателей различных форматов, в том числе биометрических, для определения личности пользователя; подключение систем многофакторной идентификации и проверки пользователя, включая алкотестирование; блокировка карты пользователя при выходе в системах контроля и управления доступом в случае несданного ключа.

Алексей Киндялов, РусГард

Ключница может работать в составе экосистемы и являться ее полноценным компонентом.
В таком случае ее интеграционные возможности ограничиваются лишь интеграционными возможностями ПО. Это могут быть интеграции с системами видеонаблюдения, что позволяет, например, записывать короткие видеофрагменты по каждой операции с ключами, благодаря чему не нужно отсматривать весь массив видео, чтобы найти нужное событие. Можно интегрировать ключницу с базой 1С и импортировать оттуда данные сотрудников. А благодаря интеграции с Telegram можно отправлять уведомления об определенных событиях, связанных с оборотом ключей, руководству. Подобных решений множество, а выбор решения зависит лишь от задачи заказчика.

Андрей Шарганов, Виоланта Индастриз

Интеграция необходима для того, чтобы автоматизировать процесс добавления пользователей в систему управления ключами. Это особо удобно при большой текучке кадров.

Как будет развиваться рынок автоматизированного хранения и оборота ключей?

Максим Прокофьев, АРМО-Системы

Сегмент систем управления ключами сейчас находится на стадии активного роста, что обусловлено цифровизацией бизнеса и возрастающими требованиями к безопасности. В ближайшие годы можно ожидать несколько главных тенденций.

Во-первых, удешевление и, как следствие, рост популярности интеллектуальных систем. Это сделает их доступными не только для крупных предприятий, но и для малого и среднего бизнеса, например для небольших отелей или автосервисов.

Во-вторых, рынок будет двигаться в сторону большей интеграции с другими умными технологиями.
Электронные ключницы станут частью экосистем интернета вещей (IoT), где они будут взаимодействовать с датчиками, умными замками и системами искусственного интеллекта. Ключницы смогут автоматически определять, какие ключи востребованы чаще, и предлагать оптимизацию их размещения, или же анализировать поведение пользователей для предотвращения нарушений.

Третья тенденция – развитие мобильности и облачных решений. Управление ключницами через смартфоны или централизованные облачные платформы станет стандартом, что упростит их использование в распределенных структурах, таких как сети магазинов или складов.
Одновременно с этим защита данных о доступе и операциях с ключами станет приоритетом, что приведет к внедрению продвинутых методов шифрования и аутентификации.

Денис Иванов, Итриум СПб

Отметим несколько ключевых факторов, свидетельствующих об активном развитии рынка автоматизированного хранения и оборота ключей в ближайшие годы:

1. Повышение требований к безопасности и контролю доступа. Автоматизированные системы помогают снизить риски, связанные с потерей или хищением ключей, а также обеспечивают четкий учет их использования.
2. Оптимизация процессов. Автоматизация управления ключами позволяет оптимизировать рабочие процессы и снизить расходы на администрирование. Это особенно важно для крупных организаций с большим количеством ключей и персонала.
3. Объединение с другими системами безопасности в рамках формирования КСБ: видеонаблюдением, контролем доступа и охранной сигнализацией.
4. Развитие технологий. Интернет вещей, облачные технологии, биометрия открывают новые возможности для создания более совершенных и удобных систем управления ключами, позволяющих хранить и обрабатывать данные, обеспечивая гибкость и масштабируемость системы.
5. Анализ данных. Системы управления ключами могут собирать и анализировать данные об использовании ключей, что позволит оптимизировать бизнес-процессы и выявлять потенциальные угрозы.
6. Развитие рынка умных домов. Объединение систем управления ключами с системами умного дома/ТСЖ позволяет автоматизировать доступ в помещения, контролировать действия сотрудников и повышать комфорт.

Стоит отметить возможные сложности:

• высокая стоимость автоматизированных систем и их внедрения;
• сложности интеграции с существующими системами;
• вопросы кибербезопасности данных.

Андрей Артюшкин, СБ Инжиниринг

Я думаю, что рынок электронных ключниц будет развиваться как дополнение к различным программно-аппаратным комплексам систем безопасности и, в частности, как опция существующих систем контроля и управления доступом.

Уже существуют системы, работающие по схожему принципу: системы контроля и управления доступом к серверным шкафам, системы защищенного хранения и автоматической выдачи вещей, системы защищенного обмена корреспонденцией и т.д.

На данный момент все эти системы наиболее востребованы на крупных объектах в корпоративном сегменте, но со временем, думаю, будут появляться новые производители электронных систем хранения и оборота ключей, ориентированных на более простые решения и небольшие объекты.

Алексей Киндялов, РусГард

Сложно оценить будущее электронных ключниц. Сам по себе ключ от механического замка является устаревшим элементом контроля доступа. Конечно же, обыватели вряд ли в обозримом будущем откажутся от механических замков. На все гаражи, кладовки и двери квартир не поставишь СКУД. Но бизнес может себе позволить если не уйти совсем от железных ключей, то хотя бы снизить их использование на объекте. Например, уже сейчас некоторые наши клиенты начинают использовать считыватели с накладкой-карманом для запуска станков и агрегатов. Работник помещает персональную карту в карман считывателя станка, происходит идентификация, проверка прав и распорядка, после чего на станок подается питание и за ним можно работать. По окончании смены карта вынимается из считывателя и станок блокируется. Это современная и гораздо более эффективная замена механическому замку с ключом.

Андрей Шарганов, Виоланта Индастриз

Я вижу развитие и популяризацию рынка электронных ключниц, так как идет постоянная оптимизация бизнес-процессов и стремление снизить влияние человеческого фактора, а значит, ошибок. Электронные ключницы позволяют сделать это.

Опубликовано в журнале "Системы безопасности" № 2/2025

Все статьи журнала "Системы безопасности"
доступны для скачивания в iMag >>

Изображение от freepik