Как автоматизировать систему учета для многоэтажного дома

Реальный опыт одного ТСЖ

Эта статья о том, как разработчик финансовых систем и председатель ТСЖ "Петрозаводская, 29" (Сыктывкар) своими силами автоматизировали учет в 9-этажном доме и получили от этого заметный эффект.

Все началось c 9-этажного многоквартирного дома (МКД) постройки 1992 г. Дом имеет нестандартную планировку: много общих кухонь. Для 9-этажки с одним подъездом большое число активных лицевых счетов – 237. С давних пор дом был на балансе обслуживающей компании, которая исполняла свои обязанности посредственно. При этом договор с ней был составлен так, что, по сути, за все (в том числе за финансы) отвечало ТСЖ, а управлением занималась обслуживающая компания. При всем этом долги перед внешними контрагентами и износ общего имущества только росли. Все шло к банкротству ТСЖ.

В один прекрасный день обслуживающая компания прислала письмо о том, что расторгает в одностороннем порядке договор с ТСЖ. После этого текущий председатель снял с себя все полномочия. Дом остался без управления. Члены правления стали искать нового председателя (при этом никто из них не хотел им становиться), а сам дом перевели на самоуправление. Среди собственников жилья начали искать нового председателя, но идейным и ответственным оказался только один – Никита Лось, соавтор этой статьи.

9-этажный многоквартирный дом постройки 1992 г. Имеет нестандартную планировку: много общих кухонь, один подъезд, другие особенности.

Новый председатель ТСЖ

Май 2017 г. стал началом сложного пути. Опыта у нового председателя не было никакого, но был запал. Предыдущий председатель оставил большое количество незаконченных дел. Вскрылась реальная картина происходящего:

• Огромная задолженность в 7,2 млн руб.
• Арест банковских счетов.
• Отсутствие хоть какой-либо систематизации.
• Задолженность по заработной плате сотрудникам ТСЖ.
• Непроверенные и на полную замену вышедшие из строя общедомовые счетчики.

Короче, полный хаос и стресс. Впереди было еще много всего "интересного", а с текущими проблемами надо было как-то жить и оставаться на плаву.

Первые победы

В феврале 2020 г. новый председатель основательно укрепился на своей позиции, занимая ее и по сей день. Как смог, сократил расходы по дому. Помимо этого, в досудебном и судебном порядках от ресурсоснабжающих
организаций (РСО) удалось вернуть деньги (были произведены перерасчеты) в пользу ТСЖ в размере 2,7 млн руб. Причем все это было сделано собственными силами, без привлечения внештатных сотрудников. Для оповещения жителей дома о реальных результатах проделанной серьезной работы на каждого собственника жилья была подготовлена листовка в стиле инфографики. Чего-то похожего никогда раньше не делалось, и данное событие вызвало у жильцов неподдельное и приятное удивление. Далее был составлен план для урегулирования данной непростой ситуации, так как большая часть долга еще оставалась незакрытой. Получать хоть какую-то вменяемую финансовую аналитику по дому было сложно даже от собственного бухгалтера, поэтому параллельно председатель вел свой учет в Excel. Да и в целом в учете уже назрели реальные проблемы:

• Недостаток прозрачности в финансовых потоках и реального контроля за ними.
• Старое неудобное программное обеспечение (ПО) родом из 2000-х гг.
• Для бухгалтерского учета (БУ) требовалась отдельная программа, автоматической интеграции между контурами ЖКХ и БУ не было.
• Доработки под текущее ПО были практически невозможны.
• Почти ручной учет.
• Много человеческих ошибок.
• Загруженность бухгалтера ненужной рутиной.
• Долгая подготовка к закрытию месяца.
• Сдвиги сроков сдачи отчетности.

В итоге председатель обратился за помощью ко мне – своему брату и автору этой статьи как к разработчику финансовых систем и специалисту в этой области.

Выбор современного учетного ПО

На апрель 2020 г. пришелся пик пандемии COVID-19, с большим количеством заболевших и повальной удаленкой. Новостной фон был не очень утешительный. Но при этом у меня как аналитика и разработчика появилось свободное время.

Имея большой опыт коммерческой разработки систем учета (автоматизации бизнес-процессов), я быстро согласился помочь. Для меня сама возможность погрузиться в новую отрасль (ЖКХ) стала очень интересным вызовом. Особо мотивировало то, что заказчиком в этом проекте выступал мой брат.

"Зачем изобретать велосипед, когда точно есть какие-то готовые отраслевые решения?!" – думали мы. Решили внимательно оценить предложения на рынке автоматизации учета ТСЖ. Рассматривали как классические настольные, так и облачные решения. Проанализировав их, мы поняли, что минусы для нас на тот момент перевешивали плюсы, а именно:

• Излишнее нагромождение ненужной функциональности.
• Отсутствовали необходимые аналитические разрезы, например места установки счетчиков и пломб.
• Фокус-группа (целевая аудитория) пользователей (председатель, бухгалтеры) отмечала, что простые вещи часто сделаны сложно и не интуитивно понятно.
• Некоторые архитектурные решения созданы по принципу "исторически так сложилось".
• Часто неоправданно высокая стоимость поддержки и непрозрачная ценовая политика тарифов.
• Доработки под "чужую" систему почти всегда дольше и дороже, часто они вообще невозможны.
• Для доработок своими силами сначала необходимо было глубоко ознакомиться с архитектурой самого решения и его "подводными камнями" (они есть всегда) с позиции как профессионального пользователя, так и разработчика, а на это требуется немало времени.

В итоге поняли, что разрабатывать нужно свое!

Блок "Учет ЖКХ"

Для оповещения жителей дома о реальных результатах проделанной серьезной работы на каждого собственника жилья была подготовлена листовка в стиле инфографики. Чего-то похожего никогда раньше не делалось, и данное событие вызвало у жильцов неподдельное и приятное удивление.

Свой MVP: формирование требований

Главной задачей было создание простого, работающего и минимально жизнеспособного продукта (MVP) в короткие сроки, который покрывал бы самые необходимые потребности.

Плюсы решения должны были полностью вытекать из вышеописанных минусов. Требуемые блоки:

• Работа с лицевыми счетами и собственниками.
• Работа с приборами учета (счетчиками).
• Простая работа с групповыми счетчиками.
• Автоматизированное выполнение расчетов и начислений, групповое формирование квитанций.
• Прием и распределение оплат от жильцов.
• Работа с должниками (начисление пеней).
• Бухгалтерский и налоговый учет.
• Учет заработной платы и персонифицированный учет.

Работа с приборами учета

Процесс разработки

Можно выделить следующие этапы этой работы:

1. Проектирование. Изначально очень важно правильно выбрать скоростной инструмент разработки, чтобы успеть в сжатые сроки. Функциональный блок по ЖКХ должен быть дополнительным модулем (расширением) к популярной в РФ программе для ведения бухгалтерского учета. Целью было максимально возможное использование ее готовых блоков. "Из коробки" получаем все прелести этой программы: полноценный бухгалтерский (БУ) и налоговый учет (НУ), расчет заработной платы (ЗП) по сотрудникам, регламентированную отчетность и многое другое. При разработке следует обязательно придерживаться лаконичных архитектурных решений: простое должно быть простым. Пользовательский интерфейс должен быть интуитивно понятным, узнаваемым (с профессиональной точки зрения) и предсказуемым.
2. Реализация. В свободное от основной работы время я занимался разработкой, а конечная цель стимулировала интерес к задаче. По ходу иногда был пересмотр некоторых принципов и концепций, изначально заложенных на этапе проектирования.
3. Тестирование. После очередного спринта (короткий временной интервал разработки в рамках большого проекта, в течение которого выполняется заданный объем работы) проводилось функциональное тестирование и правились ошибки.

Удобство и простота квитанции

Запуск продукта

В конце июля 2020 г. настало волнительное событие: я готов был показать первую рабочую версию. Заказчика автоматизации и председателя в одном лице все устроило, и мы решили незамедлительно внедрить полученный программный продукт в учет ТСЖ. Пару месяцев заложили на ведение параллельного учета в двух системах – старой и новой разработанной, для подстраховки. Перед запуском системы отдельным квестом был процесс сбора и подготовки данных по переносу остатков из разных разделов БУ (материалы, основные средства, дебиторская и кредиторская задолженности).

Изначально это был Pet-проект, который разработчик делал для себя, в свободное от основной работы время, но в итоге он приобрел конкретные очертания и требуемую рабочую функциональность полноценного конечного продукта.

Итоги внедрения

Получилась достаточно интересная и продуктивная коллаборация практика-хозяйственника и технаря-разработчика. Уже через полгода пользования новой учетной системой стали заметны значимые положительные изменения:

• Учет стал простым, автоматизированным ив одном месте.
• Появилась возможность быстрой доработки требуемой дополнительной функциональности.
• Минимальное количество человеческих ошибок. 
• В разы сократилось время подготовки платежных квитанций.
• Форму платежной квитанции мы сделали абсолютно свою, простую и удобную. Жильцы дома не раз отдельно это отмечали и благодарили.
• Наконец-то пользователи системы получили полный контроль над финансовыми потоками, появилась возможность планировать.
• Быстрая и своевременная подготовка отчетности. 
• У жильцов сформировалась платежная дисциплина.

В мае 2022 г. была достигнута главная цель: дом выбрался из долгов!

Текущее состояние и планы развития

Система живет, развивается и не думает умирать. По сути, изначально это был Pet-проект (проект, который разработчик делает для себя, в свободное от основной работы время), но в итоге приобрел конкретные очертания и требуемую рабочую функциональность полноценного конечного продукта.

Знакомые бухгалтеры, ведущие учет других домов, стали проявлять большой интерес к данной разработке. Особо заинтересованные получили возможность поучаствовать в пилотных проектах. Обратная связь от таких проектов для нас действительно оказалась очень ценной: многое легло в основу важных доработок системы, а что-то запланировано на будущее.

Есть запрос на вынос разработанного функционального блока ЖКХ в отдельный облачный веб-продукт: пользователи хотят работать через браузер с настольного компьютера, ноутбука или даже планшета, при этом ничего не устанавливая в своей системе. Этот вариант для нас сейчас самый приоритетный, уже есть закрытый прототип. Думаем о модели распространения и монетизации продукта.

Есть желание ускорить и автоматизировать сбор показаний приборов учета (речь идет про обычные, не умные, счетчики) с жильцов, например, через бота в популярных мессенджерах. К сожалению, далеко не все люди прогрессивные и готовы к подобного рода техническим новинкам. На данный момент это самый трудозатратный процесс.

Кроме этого, в доме идет установка системы видеонаблюдения с возможностью фиксации и сохранения всех нарушений. Жители дома уже не раз оценили пользу данного решения: например, быстро вычислили похитителя велосипеда и того, кто помял капот машины, стоящей на придомовой территории. Есть цель обработанную, анонимную (привязка идет только по обезличенным идентификаторам) и агрегированную информацию о нарушениях интегрировать в контур основного учета в виде некого социального рейтинга, при этом соблюдая принцип человечности. В частности, этот рейтинг будет напрямую влиять на саму возможность начисления пеней за коммунальные услуги, при условии, что нет действующего моратория по начислению этих самых пеней.

Опубликовано в журнале "Системы безопасности" № 4/2023

Все статьи журнала "Системы безопасности"
доступны для скачивания в iMag >>

Фото предоставлено автором