Подписка
МЕНЮ
Подписка

Контроль и учет рабочего времени как инструмент эффективности бизнеса. Мнения экспертов

Мнения экспертов, 12/03/20

Системы учета рабочего времени (СУРВ) помогают повышать трудовую дисциплину практически в каждой организации. Из-за бездействия одного сотрудника в течение пары часов каждый рабочий день компания теряет около 80 тыс. рублей в год. И это только по самым скромным подсчетам! Наши эксперты из компаний ЗАО НВП "Болид", "ААМ Системз" и ООО "Нетворк Профи" рассказали о базовом и расширенном функционале систем учета рабочего времени, наиболее популярных в СУРВ технологиях идентификации, перспективах таких систем в будущем и наглядно продемонстрировали расчет окупаемости СУРВ при ее внедрении в деятельность организации.

фото

Какие функции СУРВ вы можете обозначить как типовые и что можно трактовать как расширенный функционал?

Павел Соколов, ЗАО НВП "Болид"
К базовому функционалу систем учета рабочего времени можно отнести расчет фактического рабочего времени, когда сотрудник находился на рабочем месте, фиксацию нарушений трудовой дисциплины (опоздания, прогулы, отсутствие на рабочем месте, ранние уходы). Возможности интеграции с системами безопасности, контроля и управления доступом, различными сторонними программами кадрового, бухгалтерского или управленческого учета можно отнести к расширенному функционалу системы учета рабочего времени. Наличие возможности ведения хитрых алгоритмов учета (например, "плавающих графиков обедов" и т.п.) также можно отнести к расширенному функционалу систем учета рабочего времени.

Дмитрий Шипелов, "ААМ Системз"
Главную функцию СУРВ может выполнять любая СКУД, это регистрация первого прохода на любом входном считывателе – на входной двери или проходной предприятия и последнего прохода – на выходном считывателе. Простое арифметическое действие позволит выяснить точное время нахождения сотрудника на территории предприятия. Это функция, которую могут выполнять почти все СКУД. Отличие СУРВ прежде всего в том, что ее возможности, связанные с учетом рабочего времени, намного шире. Базовый функционал СУРВ в данном контексте более сложен и предусматривает возможность регистрации времени отсутствия сотрудника на предприятии в течение рабочего дня с фиксацией в базе данных причины отсутствия (обед, местная командировка и пр.), учета рабочих графиков на предприятиях со сменным режимом работы, интеграции с бухгалтерскими и кадровыми программами, например 1C. Другие функции можно уже трактовать как расширенные, хотя это спорный вопрос, связанный со спецификой объекта. Для компании из 10 сотрудников интеграция с 1С уже будет "космическим функционалом", а для завода с 10 тыс. сотрудников – одной из основных функций.

Алексей Марголин, ООО "Нетворк Профи"
Типовыми, на мой взгляд, и чаще всего используемыми на практике можно считать функции учета фактического пребывания сотрудника на рабочем месте. То есть фиксируется приход и уход с работы, а также отлучки с рабочего места (перекуры, обед и т.д.). Зачастую также учитывается рабочий график сотрудников, для выявления опозданий, ранних уходов или, наоборот, переработки. Обычно график задается фиксированный для каждой категории сотрудников, но с учетом выходных и праздничных дней. В отдельных случаях бывает возможность настройки гибкого графика, но это скорее расширенный функционал. К расширенному функционалу также можно отнести функцию контроля продуктивности деятельности сотрудника на рабочем месте, то есть какую часть времени, находясь на рабочем месте, сотрудник реально занят своими служебными обязанностями и сколько времени делает вид, что занят. Обычными средствами контроля присутствия такую функцию не реализовать, для этого потребуется специализированное программное обеспечение. Проще всего это осуществляется для сотрудников, у которых основная часть работы происходит на компьютере.

Какие технологии идентификации наиболее популярны в СУРВ?

Павел Соколов, ЗАО НВП "Болид"
Технологии идентификации сотрудников в системах учета рабочего времени практически не отличаются от тех, которые используются в системах контроля и управления доступом. Наиболее распространенными являются все те же электронные идентификаторы стандартов EM-Marin, MIFARE. Такие решения имеют широчайшее распространение, которое обусловлено, прежде всего, низкой стоимостью оборудования и идентификаторов. Второй по распространенности я бы назвал идентификацию по биометрическим признакам. Если вы применяете биометрию в СУРВ, то у сотрудников отсутствует возможность передачи или подмены электронных идентификаторов. Из-за снижения стоимости биометрических контроллеров и терминалов зачастую биометрическая идентификация является более эффективным решением и с точки зрения стоимости, так как нет необходимости приобретать карточки для персонала.

Дмитрий Шипелов, ААМ Системз
Ответ лежит на поверхности: конечно же, это биометрические технологии. Если в наиболее распространенных на данный момент системах на основе карточных технологий потенциально возможна ситуация, когда один сотрудник договаривается с другим о регистрации своей карты на считывателе, то при использовании биометрических считывателей такая опасность исключена, сотрудник должен отметиться на считывателе лично. Этот простой факт сделал биометрию наиболее привлекательной для СУРВ. Если рассматривать сами биометрические технологии, то наиболее распространенной является идентификация по пальцу, что связано с многолетним ее присутствием и большим выбором считывателей. Ей "на пятки наступают" технологии идентификации по лицу.

Алексей Марголин, ООО "Нетворк Профи"
Если речь идет о системах, контролирующих присутствие сотрудника на рабочем месте, то наибольшее распространение получили считыватели электронных карт и биометрические считыватели. Эти устройства достаточно эффективно идентифицируют пользователей по прикладываемым к ним индивидуальным, прописанным в системе электронным картам или пальцам руки. Более сложные системы идентификации, как, например, идентификация по сетчатке глаза, имеют значительно большую стоимость и используются на ответственных объектах. Биометрические считыватели и считыватели электронных карт работают совместно с контроллерами, которые выдают управляющие сигналы на исполнительное оборудование – турникеты, замки, калитки и т.д. Для идентификации сотрудника, работающего у компьютера, используется периодическая видеозапись с Web-камеры, сфокусированной на рабочее место. Вместо видеозаписи может использоваться фотографирование рабочего места сотрудника через определенные промежутки времени или по ключевым событиям (включение компьютера, например).

Учет рабочего времени с помощью специализированных электронных терминалов или с помощью ПО и классического оборудования систем контроля и управления доступом (СКУД) – какой вариант более распространен сейчас и перспективнее в будущем?

Павел Соколов, ЗАО НВП "Болид"
Главным плюсом классического решения учета рабочего времени на базе систем контроля и управления доступом я бы назвал повышенную достоверность. В СКУД входят преграждающие и запирающие устройства, через которые без нарушения невозможно попасть на рабочее место. Такой подход, естественно, дороже, но имеет преимущества там, где СКУД уже внедрена. Низкая стоимость и простота внедрения – главные преимущества и достоинства терминалов УРВ, но их гораздо проще обмануть. Можно выполнить регистрацию, но тут же развернуться и уйти, тогда факт отсутствия прохода зафиксирован не будет. Универсальную "таблетку" в этом вопросе выписать сложно, практически невозможно. Различие бизнес-моделей, бизнес-процессов, систем учета, требований по защищенности объектов и предприятий и даже системы мотивации и стимуляции персонала, – все это необходимо учитывать для оценки необходимости и эффективности внедрения той или иной технической реализации.

Дмитрий Шипелов, "ААМ Системз"
Специализированные терминалы, на мой взгляд, нишевое решение. Они качественно и быстро решают задачи СУРВ, большинство функций в них автоматизированы, а сами устройства просты в освоении. Если вам требуется внедрить только СУРВ, их можно успешно использовать. Следует заметить, что рынком давно сформирован тренд объединения различных подсистем в единый комплекс управления предприятием. Руководство должно решать весь комплекс проблем, связанных с управлением компанией, а не только вопросы учета рабочего времени. В этом контексте перспективнее выглядят СУРВ как составляющие СКУД, а если посмотреть глубже – как часть интегрированных систем безопасности (ИСБ), объединенных с общей компьютеризированной системой управления предприятием.

Алексей Марголин, ООО "Нетворк Профи"
Если под классическим вариантом подразумевать проходную с охранником, проверяющим пропуска и управляющим в ручном режиме турникетом, шлагбаумом или калиткой, то такой вариант может использоваться только на предприятиях с совсем устаревшим оборудованием. Табель при этом ведется специальным человеком – табельщиком или руководителем подразделения. То есть весь учет п
роизводится практически вручную. Совершенно очевидно преимущество автоматических электронных систем, и не только потому, что они выполняют эту работу быстрее и качественнее, но и потому, что исключается влияние человеческого фактора (с ними нельзя договориться и они не нуждаются в заработной плате). Автоматические системы однозначно более перспективны и экономичны. Если же под классическим вариантом понимать все же автоматизированную систему – электронный считыватель плюс оборудование ограничения доступа (турникет, калитка и т.д.) и в противовес ему рассматривать вариант с электронными терминалами, то тут зависит от задачи. В случае с терминалом сотрудник может и не отмечать приход, но тогда ему не будет засчитано рабочее время. Это допустимо в том случае, когда не требуется ограничение круга лиц, имеющих доступ на объект.

фото2

Как можно контролировать рабочее время фрилансеров? Данные функции относятся к СУРВ или это отдельный класс систем?

Павел Соколов, ЗАО НВП "Болид"
Нормально организовать учет рабочего времени фрилансеров практически невозможно. Менеджеры уже давно взяли за правило выстраивать систему мотивации и оплаты фрилансеров по факту оценки результатов деятельности, а не самого процесса. Можно, конечно, внедрять программное обеспечение, которое позволяет производить мониторинг и отслеживать активность пользователей, но интеграций подобного ПО с классическими системами учета рабочего времени я пока не встречал. Подобные системы в части УРВ скорее дополнительный, далеко не основной инструмент. Классические УРВ все же объектовые.

Дмитрий Шипелов, "ААМ Системз"
Наличие сотрудника на территории предприятия не всегда является гарантией его эффективной работы. Есть класс систем, которые позволяют мониторить активность персонала в сети предприятия, во внешней сети и даже контролировать внешние удаленные компьютеры. Часто их называют "системами контроля действий пользователя". Обычно с их помощью отслеживают операции сотрудника на предмет соответствия корпоративной политике компании – мониторинг процессов, локальных действий, интернет-активности, рабочего стола, доступа к USB и пр. Это отдельный класс систем, и к классическим СУРВ они отношения не имеют.

Алексей Марголин, ООО "Нетворк Профи"
Контролировать рабочее время сотрудников, работающих на компьютерах и удаленно, можно с помощью специализированных программ, позволяющих отследить не только включение и выключение компьютера, но и время активной работы пользователя в продуктивных и непродуктивных с точки зрения его служебных обязанностей программах, а также и физическое присутствие сотрудника на рабочем месте. С точки зрения поставленного вопроса я полагаю, что можно рассматривать программы учета рабочего времени как отдельный класс средств учета рабочего времени для специфической категории сотрудников. Они могут использоваться как в сочетании с физическими системами контроля присутствия, так и применяться самостоятельно. Так, если основная работа сотрудника происходит на компьютере, то в первую очередь важно, когда он к работе приступил (когда включил свой компьютер и зашел в операционную систему). Путь его от проходной до рабочего места, а также время перекура и т.п. вряд ли можно назвать проведенным с пользой для компании. В случае с фрилансерами подсчет фактического времени работы и является одним из оснований для расчета оплаты труда, независимо от того, где находится такой сотрудник и в какое время суток приступает к работе. Другое основание для оплаты – по факту выполненной работы, сдельно. Но в этом случае подсчет времени работы как таковой не потребуется.

Какие решения и устройства, связанные с контролем трудовой дисциплины, могут интегрироваться в СУРВ?

Павел Соколов, ЗАО НВП "Болид"
Мне не встречались системы учета рабочего времени, которые бы явно поддерживали обозначенный функционал. Скорее это прерогатива СКУД: выявить нетрезвого сотрудника при входе на объект и заблокировать возможность его прохода. Терминалы медосмотра – это вообще самостоятельное и автономное направление. Если под учетом автотранспорта подразумевается доступ по идентификации номера или с использованием дальней радиочастотной метки, то факт въезда/выезда на территорию объекта можно использовать и для учета рабочего времени.

Дмитрий Шипелов, ААМ Системз
Повышенным интересом на крупных производственных, ресурсодобывающих и транспортных предприятиях пользуются системы автоматического алкотестирования, а также комплексы медицинской диагностики, интегрируемые в СКУД и УРВ. Поскольку исключение присутствия нетрезвых сотрудников на некоторых производствах и за рулем автомобиля вопрос даже не дисциплины, а жизни, таким решениям гарантировано внимание потребителей. То же самое касается учета автотранспорта. Системы дистанционной идентификации автомобилей и водителей позволяют контролировать ситуацию и исключают влияние человеческого фактора.

Алексей Марголин, ООО "Нетворк Профи"
На практике уже хорошо зарекомендовало себя подключение к системам контроля доступа алкотестеров и камер видеонаблюдения. Турникет, управляемый системой, в которую интегрирован алкотестер, останется закрытым, несмотря на поднесенную к считывателю зарегистрированную электронную карту, если при выдохе ее обладателя в алкотестер будет зафиксировано превышение установленного значения количества паров алкоголя. Камеры видеонаблюдения, интегрированные в системы контроля доступа, позволяют с высокой точностью идентифицировать государственные транспортные номера и адекватно управлять шлагбаумами.

Каким образом осуществляется сбор доказательной базы для расследования инцидентов нарушения трудовой дисциплины?

Павел Соколов, ЗАО НВП "Болид"
Для расследования инцидентов можно использовать "журнал событий", который хранится в системах учета рабочего времени. Важно периодически его выгружать, так как количество хранящихся событий ограничено возможностью физической памяти контроллера или терминала УРВ. Практически все объекты оснащены системами видеонаблюдения, можно также обратиться к ним. Порядок наложения взысканий описан в Трудовом кодексе Российской Федерации.

"Смартфон как настоящее и будущее СКУД" читать >>>

Дмитрий Шипелов, ААМ Системз
Можно привести пример из жизни. На проходной горнодобывающей компании сотрудник идентифицируется по биометрическому признаку и, при положительной регистрации, должен провериться на автоматическом алкотестере, установленном на проходной. Только при отсутствии алкоголя турникет пропустит сотрудника на территорию. Данные с алкотестера сразу попадают в базу данных СКУД с привязкой к идентификатору сотрудника, дате и времени. Весь процесс фиксируется видеокамерой, обеспечивающей съемку данного процесса. При негативной диагностике данные о количестве промилле сразу поступают на смартфон руководства с указанием превышения разрешенного порога и ФИО сотрудника.

Алексей Марголин, ООО "Нетворк Профи"
Это очень важный вопрос. Сбор доказательной базы для расследования инцидентов нарушения трудовой дисциплины осуществляется путем видеофиксации проходов сотрудников через устройства ограничения доступа, установки систем видеонаблюдения в проходных, офисах, цехах и других помещениях. Доказательная база для сотрудников, работающих на компьютерах и удаленно, собирается при помощи функций программ учета рабочего времени. К ним относятся снятие скриншотов, перехват набора текстов на клавиатуре, теневое копирование файлов на флеш-носители, контроль печати. Полезны снимки, выполненные с помощью Web-камеры компьютера или сделанные с ее помощью видеозаписи.

фото3

Какова окупаемость внедрения СУРВ? На чем основана эффективность этих систем?

Павел Соколов, ЗАО НВП "Болид"
Эффективность внедрения системы учета рабочего времени практически в любой организации прежде всего заключается в повышении трудовой дисциплины. Как я уже говорил ранее, построение различных бизнес-моделей, бизнес-процессов организаций, систем мотивации и стимуляции персонала направлены на достижение максимальной эффективности персонала, это является основной задачей руководящего звена (менеджмента) организации. Система учета рабочего времени – это лишь инструмент, полученные из системы данные позволяют провести анализ и подробнее разобраться в узких местах и причинах их появления. На основании полученных данных и проведенного анализа можно принимать управленческие решения. Эффективность этих решений, скорее всего, зависит уже не от системы учета, а от эффективности менеджера.

Дмитрий Шипелов, "ААМ Системз"
Примеры, где ценой может быть жизнь сотрудника и окружающих, я привел уже выше. В более простом случае административные меры, которые руководство обычно применяет к нарушителям трудовой дисциплины, снижают потери времени и повышают общую эффективность компании. На производственных предприятиях можно просто подсчитать их полезность – сколько сотрудник мог бы произвести продукции за время, которое прогуливал. Для компаний непроизводственного сектора посчитать сложнее, но также можно.

Алексей Марголин, ООО "Нетворк Профи"
Возьмем для расчета среднестатистические данные (в целом по России). Продолжительность рабочего дня по трудовому законодательству 8 часов. Рабочая неделя 5 дней, 40 рабочих часов. Среднее число рабочих дней в месяце 21, всего 168 часов. Средняя заработная плата сотрудника в офисе 25 тыс. рублей в месяц, значит стоимость одного часа работы составляет 148,8 рубля. Даже если сотрудник выходит только покурить на 8 минут каждый час, это уже составит 1 час в день. А фактически, среднестатистически это известно, как минимум ¼ рабочего дня (это 2 часа) тратятся сотрудниками на законные и незаконные перекуры, чаепития, занятия своими делами, ответами на сообщения в Viber, соцсетях, просто на бездействие. Таким образом, компания теряет из-за бездействия одного сотрудника:
l 148,8 рублей х 2 часа = 297,6 рубля в день;
l 297,6 рублей х 21 день = 6 249,6 рубля в месяц;
l 6 249,6 рублей х 12 месяцев = 74 995,2 рубля в год.
И это только минимальные убытки. Понятно, что чем выше зарплата работника, тем дороже обходится его бездействие, чем больше бездействующих сотрудников, тем больше потери. Стоимость потерь за счет нерационального использования рабочего времени – 74 995,2 рубля в год.  Очевидная арифметическая выгода на лицо. Даже если снизить, благодаря применению СУРВ, потери рабочего времени только в два раза, эффективность составит: 74 995,2 / 2 = 37 497,6 рубля в год на одно рабочее место. Но это еще не все. Получая с помощью специальной программы отчет в виде полной картины рабочего дня сотрудников, можно оптимизировать рабочие процессы и откорректировать производственные графики. А это, как показывает практика реального применения программы, приводит к повышению эффективности дополнительно еще на 10–15%.

Опубликовано в журнале "Системы безопасности" №6/2019

Обзоры оборудования, исследования, советы экспертов на Secuteck.Ru

Темы:Учет рабочего времениЖурнал "Системы безопасности" №6/2019СУРВ

Хотите сотрудничать?

Выберите вариант!

 

Получить консультацию
Печатное издание
Интернет-портал
Стать автором
Комментарии

More...