Контроль и учет рабочего времени на предприятиях. Обзор решений

Прибавочная стоимость продукта создается трудом работников предприятия – это закон экономики. Соответственно, и прибыль напрямую зависит от рационального использования рабочего времени сотрудниками компании. За всю историю человечества было придумано и с тем или иным успехом использовано множество систем для повышения производительности труда: надсмотрщики при рабовладельческом строе, система Тейлора и социалистическое соревнование в 1900-х гг. и т.д. В XXI веке актуальность задачи не уменьшилась…

Ни одна ушедшая в прошлое или существующая ныне система интенсификации производства не может обходиться без инструмента измерения и учета самого рабочего времени как такового.

Еще совсем недавно, лет 15–20 назад, для этой цели использовались механические устройства пробивания рабочих карточек, фиксирования пропусков, ручное ведение табелей.

В настоящее время, с развитием электроники и появлением кибернетических систем, учет и контроль рабочего времени взяли на себя электронные системы, работающие под управлением специальных программ. О них и пойдет речь далее.

Что контролируем – присутствие или работу?

Прежде чем обратиться непосредственно к системам, необходимо описать круг задач, которые можно с их помощью решать. Условно их можно разбить на две категории:

1. Контроль и учет физического присутствия сотрудника на рабочем месте, то есть учет времени прихода на работу сотрудника, его отлучки с территории предприятия (помещения) и времени ухода с работы. Для этого устанавливается система, контролирующая проход людей через проходные предприятий и двери помещений. Попутно, как правило, решается вопрос контроля доступа на предприятие и отдельные его объекты.
2. Учет времени непосредственного выполнения работы (операции на оборудовании, например изготовление деталей на станке или задания на персональном компьютере).

Рассмотрим случай, когда речь идет о пользователях ПК. Требуется контролировать не только время старта и выключения компьютера, но и продуктивного использования ресурса.

Кроме этого, для разных категорий пользователей необходимо классифицировать пользовательские программы на продуктивные и непродуктивные. К примеру, для дизайнера использование Photoshop – продуктивное время работы, а для секретаря – непродуктивное.

Важно и обеспечение доказательной базы в виде захвата скриншотов с экрана ПК и записей с подключенной к нему Web-камеры.

Необходим также учет рабочего времени сотрудников, работающих на компьютере удаленно, например фрилансеров.

Таким образом, для предприятий различного профиля деятельности будут применяться разные системы учета рабочего времени или сразу несколько систем.

Рассмотрим в качестве примера пять систем контроля рабочего времени, первые две из которых ориентированы на решение первой задачи, а следующие три – второй.

PERCo-Web

Система контроля доступа PERCo-Web позволяет организовать учет рабочего времени и контроль трудовой дисциплины сотрудников. Для учета рабочего времени могут использоваться турникеты на проходной предприятия. Предъявляя идентификатор считывателю турникета, сотрудники одновременно отмечают время прихода на работу и ухода с нее.

Для контроля трудовой дисциплины в небольших офисах, где нет необходимости в установке турникетов, или на крупных предприятиях, где рабочие места сотрудников могут быть удалены от проходной, целесообразно использовать терминал учета рабочего времени (рис. 1), устанавливаемый непосредственно у дверей рабочих кабинетов или цехов.

Рис. 1. Терминал учета рабочего времени

Он работает с различными видами идентификаторов: картами доступа, отпечатками пальцев, смартфонами с NFC-модулем. Терминал УРВ не только регистрирует события, но и показывает сотруднику время прихода на работу и ухода с нее, информирует о нарушениях графика или некорректных предъявлениях идентификатора.

На основании данных о входах/выходах система рассчитывает рабочее время сотрудника за месяц и формирует табель (рис. 2). Интеллектуальный алгоритм учета поддерживает недельные, сменные и скользящие графики работы.

Удобным инструментом учета является гибкий график, позволяющий сотрудникам распоряжаться своим рабочим временем. В графике работы сотрудника указываются допустимые отклонения, не являющиеся нарушением трудовой дисциплины. Время, потраченное на приходы позже, уходы раньше и перерывы, сотрудник может отработать.

Табель строится по стандартной форме  Т-13, система позволяет создавать и редактировать оправдательные документы, объясняющие отсутствие сотрудника на рабочем месте. Гибкий график поддерживается модулем интеграции с 1С, поэтому, даже ведя учет фактически отработанного времени, бухгалтер получает табель в законодательно одобренном формате.

Рис. 2. Табель учета рабочего времени

Следить за дисциплиной руководитель может удаленно – с планшета (рис. 3), ПК или смартфона. Доступ осуществляется через Интернет в режиме онлайн.

Рис. 3. Учет рабочего времени на планшете

Экономический эффект от внедрения системы складывается из повышения производительности труда (за счет сокращения дисциплинарных нарушений), автоматизации процессов учета и сокращения трудозатрат отдела кадров и бухгалтерии.

RusGuard

Под брендом RusGuard производятся контроллеры, считыватели и программное обеспечение RusGuard Soft, которое позволяет эффективно управлять железом.

В СКУД RusGuard используется учет рабочего времени, основанный на фактическом присутствии на объекте: сотрудники прикладывают персонифицированный идентификатор (пластиковая карта-пропуск, банковская карта, смартфон, отпечаток пальца и т.д.) к считывателю, установленному на турникете или двери, и, как правило, этот факт учитывается как начало рабочего дня или смены. То же самое происходит по окончании рабочего дня. Конечно, это очень упрощенный юзкейс. Современные УРВ на базе СКУД обладают внушительным функционалом и большой гибкостью настройки.

В состав СКУД RusGuard уже включен модуль учета рабочего времени (УРВ). Несмотря на то что ПО RusGuard распространяется бесплатно и не требует лицензирования, модуль УРВ в его составе – это полноценный профессиональный инструмент. Он позволяет вести учет отработанных часов, фиксирует поздние приходы и ранние уходы, перекуры, опоздания, неявки. Уникальный рабочий график можно назначить как для отдельного сотрудника, так и для всего подразделения в целом (рис. 4).

Рис. 4. Расписание рабочего графика

В большинстве случаев контроль доступа на объекте – это не только установка турникета и считывателей на проходной. Доступ ограничивается также и во внутренние помещения (кабинеты, столовые, переговорные и т.д.). Благодаря этому можно вести учет рабочего времени более точно. Например, можно считать началом рабочего дня не проход через турникет, а вход в свой рабочий кабинет. Можно также ограничить доступ в курилку, чтобы понимать, какое количество времени сотрудники проводят за перекурами.

Информация о рабочем времени сотрудников консолидируется в виде гибких отчетов, их можно формировать в зависимости от задачи. Такие отчеты будут полезны руководителям для оценки дисциплины в отделе, а бухгалтеру – для зачисления заработной платы, ведь модуль УРВ умеет формировать отчет по унифицированной форме Т-13 (рис. 5).

Другое важное преимущество современных СКУД – интеграция с уже работающими на объекте системами. СКУД RusGuard интегрирована с 1С, SAP и Active Directory, что позволяет удобно и быстро импортировать данные всех сотрудников, а также их организационную структуру. Благодаря такой интеграции значительно проще настроить УРВ и контролировать штатные перестановки. Например, если сотрудник был уволен и это отражено в SAP, то его пропуск автоматически будет заблокирован в СКУД, чтобы он не смог пройти на территорию. Новому работнику СКУД RusGuard автоматически определит уровень доступа и рабочий график в соответствии с занимаемой должностью.

Рис. 5. Модуль "Отчеты"

Habstaff

Англоязычная программа от Netsoft Holdings LLC предназначена для мониторинга рабочего времени пользователя компьютера.

Рис. 6. Экран отчета времени и активности

Имеет функцию захвата скриншотов, контроля времени, начисления заработной платы в автоматическом режиме. Формирует расширенные отчеты, проводит отслеживание в реальном времени и GPS (рис. 6, 7).

Рис. 7. Экран отслеживания местоположения

Ориентирована в основном на контроль удаленных пользователей. Очень удобна для работы с фрилансерами и консультантами, при этом вся информация сохраняется в облаке.

К ключевым функциям Hubstaff относятся:

• контроль уровней активности пользователей;
• составление недельных бюджетов;
• фиксация времени простоя;
• установка разрешений для каждого пользователя;
• отслеживание времени для удаленных команд;
• отслеживание активности с барами, полноэкранным режимом и скриншотами;
• интеграция с PayPal и Payoneer для авторасчета заработной платы;
• формирование расписаний и отчетов;
• GPS-мониторинг;
• установка сроков для каждого члена команды;
• мониторинг команды в режиме реального времени;
• просмотр используемых программ в команде в режиме реального времени;
• автоэкспорт данных в PDF, CSV, QuickBooks;
• просмотр скриншотов, приложений и URL-адресов;
• просмотр активности членов команды;
• просмотр скорости выполнения заданий и их стоимости.

"Большой Брат"

Программа учета рабочего времени "Большой Брат" (ББ) – продукт команды Центра разработки программного обеспечения EDISON. Поводом для ее создания стала идея введения в компании гибкого графика.

Сотрудники отмечают в программе начало и конец рабочего дня, а также обеденный перерыв. Руководитель с легкостью проконтролирует выработку нормы рабочего времени и сопоставляет с выполненными за это время задачами. Бухгалтер может использовать сформированный табель (рис. 8) для расчета заработной платы, ведь ББ уже зафиксировал все отработанное время, включая переработку.

Рис. 8. Табель учета рабочего времени

Еще на стадии подписания трудового договора сотрудников можно предупредить, что компания имеет право контролировать использование рабочего времени, в том числе с помощью регулярных снимков экрана (рис. 9). Это можно использовать в тех случаях, когда нужно устранить недопонимание с заказчиком, так как при повременной схеме работы он платит за отработанные на проекте часы и хочет быть уверенным в этом.

В целом ББ решает сразу несколько задач:

• дает преимущество для сотрудников в виде гибкого графика;
• делает прозрачной для заказчика работу на повременных проектах;
• позволяет работодателю контролировать удаленных сотрудников.

Рис. 9. Снимки экрана

LanAgent

Русскоязычная программа (разработка российской компании "Нетворк Профи") LanAgent имеет три версии – Standard, Enterprise и Terminal, применяемые в зависимости от типа и количества наблюдаемых объектов.

Основная функция этой программы – повышение эффективности работы сотрудников за счет выявления и минимизации деятельности, не связанной с выполнением служебных обязанностей (в том числе использования рабочего времени и компьютеров компании для развлечений и личной выгоды), а также определения недобросовестных сотрудников и нарушений трудовой дисциплины.

Для этого создается полная картина рабочего дня сотрудника. Из нее видно, сколько времени он реально потратил на свои служебные обязанности, а сколько занимался личными делами и развлечениями.

Программа фиксирует время старта и выключения компьютера, рассчитывает время активной работы сотрудника на компьютере и время простоя, отслеживает запуск и закрытие программ, ведет подсчет времени активной деятельности пользователя ПК в каждой из них (рис. 10).

Кроме того, она перехватывает сообщения соцсетей, Skype, полученные и отправленные письма (мониторинг электронной почты), нажатия клавиш клавиатуры (Keylogging), осуществляет запись видео с Web-камер, подключенных к компьютеру, и звука с микрофона.

На основе этих данных можно повысить трудовую дисциплину и эффективно оптимизировать рабочий день сотрудников.

Рис. 10. Экран "Статистика по программам"

Серверная часть программы устанавливается на компьютер внутри локальной сети, который выполняет роль сервера программы. Это позволяет сэкономить на лицензии, приобретая бессрочную вместо подписки с помесячной оплатой. Еще один плюс – все "чувствительные" данные, которые могут случайно попасть, например, на тот же скриншот, останутся внутри компании.

Главные функциональные возможности LanAgent:

• делает снимки экрана (скриншоты, рис. 11) и с Web-камеры;
• определяет запуск и закрытие программ, подсчитывает время активной работы пользователя в каждой из них;
• позволяет заблокировать запуск нежелательных приложений;
• учитывает время включения и выключения компьютера, подсчитывает время активной работы пользователя на компьютере и время простоя;
• запоминает посещенные сайты (рис. 12), может блокировать нежелательные ресурсы;
• ведет учет времени, проведенного в "продуктивных" и "непродуктивных" программах и сайтах, в зависимости от должностных обязанностей сотрудника;
• перехватывает нажатия клавиш клавиатуры;
• перехватывает сообщения соцсетей, Skype, полученные и отправленные письма;
• ведет статистику печати документов (рис. 13), делает копию напечатанных страниц;
• позволяет записывать аудио с микрофона компьютера и видео с веб-камеры;
• делает копию файлов, скопированных на USB-накопители;
• позволяет заблокировать подключение внешних носителей информации (флешек, CD-DVD).

Рис. 11. Экран "Просмотр скриншотов"

В дополнение к учету рабочего времени программа LanAgent обладает функцией предотвращения утечек конфиденциальной информации изнутри компании (со стороны сотрудников), используя технологии DLP-систем. Это достигается за счет контроля основных каналов передачи данных: контроля выгрузки файлов в Интернет, копирования конфиденциальных документов на флешку, передачи их через Skype или почту и т.д.

Рис. 12. Экран "Статистика по посещенным сайтам"

Рис. 13. Экран "Статистика по напечатанным документам"

Каждому по потребностям

Из вышеизложенного следует, что для обеспечения контроля физического присутствия сотрудника на рабочем месте с корректным учетом времени нахождения его в рабочих зонах (кабинеты, цеха, переговорные) или нерабочих (кафе, курилка) целесообразно применять системы PERCo, RusGuard или аналогичные им.

В организациях, где большинство сотрудников использует ПК в своей производственной деятельности, необходимо применять системы Habstaff, "Большой Брат", LanAgent и подобные.

Для большинства компаний оптимальным станет комплексный подход, предполагающий использование систем, обеспечивающих  учет физического присутствия сотрудника на рабочем месте, и систем, фиксирующих фактическое время непосредственного выполнения работы на компьютере.