Подписка
МЕНЮ
Подписка

Онлайн-программа Форума "Технологии и безопасность 2024"  12 марта. AI, BI, RPA, Low-code/No-code  для интеллектуального управления  бизнес-процессами цифрового предприятия 13 марта. Защита корпоративных данных: достаточно ли DCAP и DLP? 14 марта. Автоматизация реагирования на инциденты по ИБ  Изучайте программу мероприятий и участвуйте!

Правила эффективных совещаний в период удаленной работы

Татьяна Мешкова, 13/05/22

Онлайн, закрытие офисов, удаленная работа – вот наша новая реальность. Плюсы удаленной работы в том, что работать можно где угодно, и также она подарила нам свободное время, сократив время на дорогу. Все, что необходимо, – это ноутбук, телефон, Интернет и удаленные встречи с коллегами. В новой реальности множество бизнес-тренингов, регулярных встреч, рабочих совещаний переместились в удаленный формат. Бывало ли у вас такое, что вы пришли на онлайн-встречу и тут же захотелось выключить камеру и заняться своими делами? Вроде бы общения не хватает, но общаться онлайн как-то не хочется. Бывало ли, что подключаешься к собранию и первые 5 минут пытаешься включиться в беседу? Как же сделать онлайн-совещания эффективными?

Представьте идеальное совещание онлайн. Мне приходит образ встречи, на которой участники подключились вовремя, включили камеры ноутбуков, проявили внимание и интерес к заявленной теме, сконцентрировались на обсуждении и прекрасно понимают свою роль.

Форум "Технологии и безопасность" |  месяц цифровых технологий и технологий безопасности

Может, для вас это динамичная встреча с активными диалогами, без долгих дискуссий, с участием ведущего и подведением итогов в конце.
Когда нужно принять решение группой, хорошее совещание с активным и конструктивным обсуждением просто необходимо организации.
После таких встреч понимаешь свою роль и задачи, хочется идти работать. Осознаешь, что время потрачено с пользой, результат ясен и понятен всем участникам и повторных встреч более не требуется. После эффективной планерки получаешь заряд работы на день, знаешь, чего от тебя ждет команда и что ты сам часть этой команды. После эффективной ретроспективы проекта сохраняешь легкость в коммуникации и деловых отношениях с коллегами. После таких встреч есть энергия работать и быть активным участником процесса.

Совещания в новой реальности

В 2020 г. границы работы и жизни смешались и перевели нас в новый режим. График работы размыт, вместо отдыха приходится общаться с коллегами. Разные люди, разное эмоциональное состояние, разные взгляды на одну ситуацию, разный опыт – все это может быть барьером при проведении эффективного совещания. Кроме того, длительные собрания по инициативе руководителя, в которых нет темы и четкой повестки, снижают продуктивность и энергию сотрудников.

В чем еще главные причины неэффективных совещаний? Кто-то скажет – в плохой повестке. Другие – в отсутствии дискуссии. Третьи винят опоздания коллег. И все в общем-то правы. Но путь к эффективному совещанию существует.

Предлагаю воспользоваться метафорой и сравнить совещание с путешествием. У путешествия можно выделить несколько составляющих.
Перед тем как отправиться в путь, хорошо бы определиться с маршрутом, собрать чемодан и взять документы. Эту часть я буду называть подготовкой.

После того как чемодан собран, билеты куплены, компания собрана, можно ехать. Этот этап называется "проведение встречи".
Кто-то после путешествия считает расходы, кто-то печатает фотографии, а кто-то приезжает и сразу распаковывает чемодан . Так или иначе, я назову этот этап завершением.

Отправляясь в путешествие, каждый человек берет с собой деньги. Так, основной валютой эффективного совещания является вовлеченность участников.

Итого проведение эффективного совещания можно разделить на три этапа:

  1. подготовка;
  2. проведение встречи;
  3. завершение.

Рассмотрим особенности каждого этапа в режиме онлайн.

SS_Security and Safety

Этап 1. Подготовка

"Иногда лучше потратить немножко времени, чтобы потом его сберечь" (цитата Евгения Шварца). Это самый первый и главный фактор успешной и эффективной онлайн-сессии. Виртуальное совещание требует больше времени на подготовку, которая позволяет выстроить вектор коммуникации. На этом этапе создается общее поле дискуссии группы.

Вот на что стоит обратить внимание при подготовке:

  1. Цель. Первое, с чего стоит начать подготовку, – написать цель встречи. Для этого ответить на вопросы: зачем собирается группа, какие задачи перед ней стоят, какими могут быть последствия, если задачи не будут решены группой? Например, если нужно провести собрание по информированию о целях компании, изменениях, то можно заранее провести среди участников опрос по интересующим их темам. Определение цели позволяет задать направление коммуникации на встрече. В книге "Смерть от совещаний" Патрик Ленсиони в зависимости от цели делит встречи на четыре типа: ежедневные пятиминутки, еженедельные тактические совещания, ежемесячные стратегические встречи и ежеквартальные выездные обзоры.
  2. Результат. В зависимости от цели собрания результатом может быть решение конкретного вопроса, отчет или план действий.
  3. Участники. После того как цель и результат определены, переходим к отбору участников. Чтобы понять, кто является ключевым участником встречи, можно задать себе вопросы: на кого повлияет результат встречи, чьи точка зрения и согласие важны в обсуждаемом вопросе?
  4. Общие инструменты. Онлайн-работа повысила востребованность таких инструментов совместной работы, как Teams, Zoom, Skype, Slack, Discord и др. Они, как правило, выбираются корпоративной политикой, а функционал у многих схож.
  5. Процесс. Когда сформированы цели, результаты и определены участники, переходим к процессу самой встречи. Здесь важно заложить порядок работы с группой, выступление участников и примеры открытых вопросов для поддержания дискуссии.

Назревают вопросы: при чем здесь вовлеченность и как работать с ней в режиме онлайн, как на этапе подготовки учесть вовлеченность? Вот какие советы для сохранения вовлеченности стоит учесть до сессии:

  1. Правила. При проведении удаленных совещаний нужно сразу предусмотреть, в каком порядке и кто задает вопросы. Включенные камеры, ответы по одному, подача обратной связи (как строится коммуникация, чтобы держать фокус на контексте беседы) – все это относится к правилам.
  2. Проверка инструментов. Исключительное отличие работы онлайн – это отсутствие физической доски для ведения совещания. Поэтому в зависимости от цели и результата необходимо предусмотреть, как будут отражаться ответы по теме встречи – в документе Office, презентации, на общей интерактивной доске (Miro, Mural и др.) или доске задач (Trello, Jira, Planner и др.).
  3. Тайминг выступлений. При планировании онлайн-выступлений необходимо заложить время на каждое и придерживаться его. Для поддержания интереса у людей, участвующих удаленно, каждые 10–20 минут устраивайте интерактивную деятельность – опросы, сессию ответов на вопросы, реакции смайликами в чат.
  4. Повестка встречи. Заранее, до встречи, выслать всем участникам цель мероприятия и формат проведения. Если есть возможность, указать, какие задачи от них требуется решить на встрече.

При подготовке расширенной встречи с топ-менеджментом или лицами, принимающими решения, нужно выделить время на дополнительную подготовку и сверку результатов. Если на встрече требуется принятие решений топ-менеджерами, следует заранее подготовить примеры и варианты развития событий при выборе того или иного случая.

Календарь мероприятий компании "ГРОТЕК"

Этап 2. Проведение

После этапа подготовки наступает тот самый момент "путешествия" – проведение встречи. Теперь результаты первого этапа пригодятся для дальнейшей работы.

В начале виртуальной встречи нужно проговорить цель, результат и правила коммуникации. Сообщите о предоставленных ролях и полномочиях участников. На удаленных совещаниях есть несколько методов повышения эффективности и вовлеченности участников:

  1. Приветствие. Удаленное совещание следует начинать с небольшого приветствия и разминки для группы. Спросите, как дела или как работает звук, видео. Это позволит разогреть аудиторию для последующей коммуникации. В приветствии также заложите время на план коммуникаций во встрече.
  2. Быстрые опросы. Это так называемые разогревающие активности. При проведении информационного совещания с большим количеством людей можно отправить ссылку на быстрый опрос и познакомиться с географией участников. Это самый быстрый способ узнать, как работает звук выступающего и демонстрация экрана. Пример блиц-опроса: какие инструменты совместной работы вы используете?
  3. Работа в малых группах. Для совещания с большим количеством участников можно организовать работу над ключевым вопросом в малой группе – от 3 до 10 человек. Такой формат подключает почти всех участников встречи к дискуссии.
  4. Виртуальная доска. При проведении встречи стоит предусмотреть ключевой инструмент – доску. В качестве доски может выступать демонстрация общего документа Office (Word, PowerPoint и др.). Во время проведения демонстрируется экран с дополнительными вопросами группе. Сейчас особую популярность набирают интерактивные доски для работы с группой, такие как Miro, Mural и др. Они дублируют функционал физической доски и позволяют организовать работу в группах.
  5. Контрольная проверка. Ключевая стратегия удаленного совещания – дополнительная проверка аудитории на усвоение предоставленной информации. Если удаленное совещание посвящено обзору планов работы департамента, то примером такой проверки могут выступать вопросы "Все согласны с установленной информацией?", "Есть ли у вас возражения по данному выступлению?". Если встреча посвящена ретроспективе события, спринта или проекта, то, завершая каждый блок коммуникации, можно подводить итоги рассмотренного блока и переходить к следующему. При переходе к следующему блоку информации следует снова указать цели и ответить, зачем будет проводиться данный блок.
  6. Смена деятельности. В удаленном режиме вовлеченность участников можно поддерживать сменой активности. Так, каждые 10–20 минут следует организовывать значимую для группы активность. Для такой смены хорошо подойдут интерактивные игры, опросы, голосования.

О чем будем писать в 2024 году? Запросить тематический план >>

Этап 3. Завершение

Финал встречи похож на просмотр фотографий после путешествия. Когда нужно завершать сессию? Этот этап состоит из двух процессов: завершение дискуссии на самом совещании и сбор обратной связи после встречи. Здесь следует подвести итог проведенного совещания и дискуссии:

  1. Обратная связь. Вопросы и ответы. В саму встречу заранее закладывается время на сбор открытых вопросов и тем, которые хотелось бы обсудить в дальнейшем. Это дополнительные шаги для выстраивания последующей коммуникации.
  2. План действий. В конце встречи следует повторить все вопросы, решения и действия по следующим шагам. Это позволит группе увидеть результаты и знать, как будет использоваться информация, полученная на сессии.
  3. Рассылка итогов встречи. Предполагается всем участникам встречи разослать краткие итоги и дальнейшие шаги в работе. Если заметки велись на интерактивной доске, можно отправить группе результаты в виде скачанной доски, сопроводив словесным описанием.

Выбор – действие – результат

Любое путешествие начинается с первого шага, и каждый последующий шаг или действие определяют, приближаетесь вы к результату или нет.
Так и с совещаниями: есть множество способов проведения эффективных совещаний во время удаленной работы. Только выбирая и пробуя, можно узнать, приближаетесь ли вы к цели.

В этой статье я показала инструменты, которые использую в своей работе для организации вовлеченного обсуждения. Они помогут вам сделать совещания эффективнее, поддержать вовлеченность участников и наполнить работу команды энергией.

Ближайшие ключевые темы в журнале и на сайте. Форматы участия для рекламодателей >>

Темы:Цифровая трансформацияБезопасность объектовЖурнал "Системы безопасности" №2/2022
Статьи по той же темеСтатьи по той же теме

Хотите участвовать?

Выберите вариант!

 

КАЛЕНДАРЬ МЕРОПРИЯТИЙ
ПОСЕТИТЬ МЕРОПРИЯТИЯ
ВЫСТУПИТЬ НА КОНФЕРЕНЦИЯХ
СТАТЬ РЕКЛАМОДАТЕЛЕМ
Комментарии

More...