Правила эффективных совещаний в период удаленной работы

Онлайн, закрытие офисов, удаленная работа – вот наша новая реальность. Плюсы удаленной работы в том, что работать можно где угодно, и также она подарила нам свободное время, сократив время на дорогу. Все, что необходимо, – это ноутбук, телефон, Интернет и удаленные встречи с коллегами. В новой реальности множество бизнес-тренингов, регулярных встреч, рабочих совещаний переместились в удаленный формат. Бывало ли у вас такое, что вы пришли на онлайн-встречу и тут же захотелось выключить камеру и заняться своими делами? Вроде бы общения не хватает, но общаться онлайн как-то не хочется. Бывало ли, что подключаешься к собранию и первые 5 минут пытаешься включиться в беседу? Как же сделать онлайн-совещания эффективными?

Представьте идеальное совещание онлайн. Мне приходит образ встречи, на которой участники подключились вовремя, включили камеры ноутбуков, проявили внимание и интерес к заявленной теме, сконцентрировались на обсуждении и прекрасно понимают свою роль.

Может, для вас это динамичная встреча с активными диалогами, без долгих дискуссий, с участием ведущего и подведением итогов в конце.
Когда нужно принять решение группой, хорошее совещание с активным и конструктивным обсуждением просто необходимо организации.
После таких встреч понимаешь свою роль и задачи, хочется идти работать. Осознаешь, что время потрачено с пользой, результат ясен и понятен всем участникам и повторных встреч более не требуется. После эффективной планерки получаешь заряд работы на день, знаешь, чего от тебя ждет команда и что ты сам часть этой команды. После эффективной ретроспективы проекта сохраняешь легкость в коммуникации и деловых отношениях с коллегами. После таких встреч есть энергия работать и быть активным участником процесса.

Совещания в новой реальности

В 2020 г. границы работы и жизни смешались и перевели нас в новый режим. График работы размыт, вместо отдыха приходится общаться с коллегами. Разные люди, разное эмоциональное состояние, разные взгляды на одну ситуацию, разный опыт – все это может быть барьером при проведении эффективного совещания. Кроме того, длительные собрания по инициативе руководителя, в которых нет темы и четкой повестки, снижают продуктивность и энергию сотрудников.

В чем еще главные причины неэффективных совещаний? Кто-то скажет – в плохой повестке. Другие – в отсутствии дискуссии. Третьи винят опоздания коллег. И все в общем-то правы. Но путь к эффективному совещанию существует.

Предлагаю воспользоваться метафорой и сравнить совещание с путешествием. У путешествия можно выделить несколько составляющих.
Перед тем как отправиться в путь, хорошо бы определиться с маршрутом, собрать чемодан и взять документы. Эту часть я буду называть подготовкой.

После того как чемодан собран, билеты куплены, компания собрана, можно ехать. Этот этап называется "проведение встречи".
Кто-то после путешествия считает расходы, кто-то печатает фотографии, а кто-то приезжает и сразу распаковывает чемодан . Так или иначе, я назову этот этап завершением.

Отправляясь в путешествие, каждый человек берет с собой деньги. Так, основной валютой эффективного совещания является вовлеченность участников.

Итого проведение эффективного совещания можно разделить на три этапа:

1. подготовка;
2. проведение встречи;
3. завершение.
   

Рассмотрим особенности каждого этапа в режиме онлайн.

Этап 1. Подготовка

"Иногда лучше потратить немножко времени, чтобы потом его сберечь" (цитата Евгения Шварца). Это самый первый и главный фактор успешной и эффективной онлайн-сессии. Виртуальное совещание требует больше времени на подготовку, которая позволяет выстроить вектор коммуникации. На этом этапе создается общее поле дискуссии группы.

Вот на что стоит обратить внимание при подготовке:

1. Цель. Первое, с чего стоит начать подготовку, – написать цель встречи. Для этого ответить на вопросы: зачем собирается группа, какие задачи перед ней стоят, какими могут быть последствия, если задачи не будут решены группой? Например, если нужно провести собрание по информированию о целях компании, изменениях, то можно заранее провести среди участников опрос по интересующим их темам. Определение цели позволяет задать направление коммуникации на встрече. В книге "Смерть от совещаний" Патрик Ленсиони в зависимости от цели делит встречи на четыре типа: ежедневные пятиминутки, еженедельные тактические совещания, ежемесячные стратегические встречи и ежеквартальные выездные обзоры.
2. Результат. В зависимости от цели собрания результатом может быть решение конкретного вопроса, отчет или план действий.
3. Участники. После того как цель и результат определены, переходим к отбору участников. Чтобы понять, кто является ключевым участником встречи, можно задать себе вопросы: на кого повлияет результат встречи, чьи точка зрения и согласие важны в обсуждаемом вопросе?
4. Общие инструменты. Онлайн-работа повысила востребованность таких инструментов совместной работы, как Teams, Zoom, Skype, Slack, Discord и др. Они, как правило, выбираются корпоративной политикой, а функционал у многих схож.
5. Процесс. Когда сформированы цели, результаты и определены участники, переходим к процессу самой встречи. Здесь важно заложить порядок работы с группой, выступление участников и примеры открытых вопросов для поддержания дискуссии.

Назревают вопросы: при чем здесь вовлеченность и как работать с ней в режиме онлайн, как на этапе подготовки учесть вовлеченность? Вот какие советы для сохранения вовлеченности стоит учесть до сессии:

1. Правила. При проведении удаленных совещаний нужно сразу предусмотреть, в каком порядке и кто задает вопросы. Включенные камеры, ответы по одному, подача обратной связи (как строится коммуникация, чтобы держать фокус на контексте беседы) – все это относится к правилам.
2. Проверка инструментов. Исключительное отличие работы онлайн – это отсутствие физической доски для ведения совещания. Поэтому в зависимости от цели и результата необходимо предусмотреть, как будут отражаться ответы по теме встречи – в документе Office, презентации, на общей интерактивной доске (Miro, Mural и др.) или доске задач (Trello, Jira, Planner и др.).
3. Тайминг выступлений. При планировании онлайн-выступлений необходимо заложить время на каждое и придерживаться его. Для поддержания интереса у людей, участвующих удаленно, каждые 10–20 минут устраивайте интерактивную деятельность – опросы, сессию ответов на вопросы, реакции смайликами в чат.
4. Повестка встречи. Заранее, до встречи, выслать всем участникам цель мероприятия и формат проведения. Если есть возможность, указать, какие задачи от них требуется решить на встрече.

При подготовке расширенной встречи с топ-менеджментом или лицами, принимающими решения, нужно выделить время на дополнительную подготовку и сверку результатов. Если на встрече требуется принятие решений топ-менеджерами, следует заранее подготовить примеры и варианты развития событий при выборе того или иного случая.

Этап 2. Проведение

После этапа подготовки наступает тот самый момент "путешествия" – проведение встречи. Теперь результаты первого этапа пригодятся для дальнейшей работы.

В начале виртуальной встречи нужно проговорить цель, результат и правила коммуникации. Сообщите о предоставленных ролях и полномочиях участников. На удаленных совещаниях есть несколько методов повышения эффективности и вовлеченности участников:

1. Приветствие. Удаленное совещание следует начинать с небольшого приветствия и разминки для группы. Спросите, как дела или как работает звук, видео. Это позволит разогреть аудиторию для последующей коммуникации. В приветствии также заложите время на план коммуникаций во встрече.
2. Быстрые опросы. Это так называемые разогревающие активности. При проведении информационного совещания с большим количеством людей можно отправить ссылку на быстрый опрос и познакомиться с географией участников. Это самый быстрый способ узнать, как работает звук выступающего и демонстрация экрана. Пример блиц-опроса: какие инструменты совместной работы вы используете?
3. Работа в малых группах. Для совещания с большим количеством участников можно организовать работу над ключевым вопросом в малой группе – от 3 до 10 человек. Такой формат подключает почти всех участников встречи к дискуссии.
4. Виртуальная доска. При проведении встречи стоит предусмотреть ключевой инструмент – доску. В качестве доски может выступать демонстрация общего документа Office (Word, PowerPoint и др.). Во время проведения демонстрируется экран с дополнительными вопросами группе. Сейчас особую популярность набирают интерактивные доски для работы с группой, такие как Miro, Mural и др. Они дублируют функционал физической доски и позволяют организовать работу в группах.
5. Контрольная проверка. Ключевая стратегия удаленного совещания – дополнительная проверка аудитории на усвоение предоставленной информации. Если удаленное совещание посвящено обзору планов работы департамента, то примером такой проверки могут выступать вопросы "Все согласны с установленной информацией?", "Есть ли у вас возражения по данному выступлению?". Если встреча посвящена ретроспективе события, спринта или проекта, то, завершая каждый блок коммуникации, можно подводить итоги рассмотренного блока и переходить к следующему. При переходе к следующему блоку информации следует снова указать цели и ответить, зачем будет проводиться данный блок.
6. Смена деятельности. В удаленном режиме вовлеченность участников можно поддерживать сменой активности. Так, каждые 10–20 минут следует организовывать значимую для группы активность. Для такой смены хорошо подойдут интерактивные игры, опросы, голосования.

Этап 3. Завершение

Финал встречи похож на просмотр фотографий после путешествия. Когда нужно завершать сессию? Этот этап состоит из двух процессов: завершение дискуссии на самом совещании и сбор обратной связи после встречи. Здесь следует подвести итог проведенного совещания и дискуссии:

1. Обратная связь. Вопросы и ответы. В саму встречу заранее закладывается время на сбор открытых вопросов и тем, которые хотелось бы обсудить в дальнейшем. Это дополнительные шаги для выстраивания последующей коммуникации.
2. План действий. В конце встречи следует повторить все вопросы, решения и действия по следующим шагам. Это позволит группе увидеть результаты и знать, как будет использоваться информация, полученная на сессии.
3. Рассылка итогов встречи. Предполагается всем участникам встречи разослать краткие итоги и дальнейшие шаги в работе. Если заметки велись на интерактивной доске, можно отправить группе результаты в виде скачанной доски, сопроводив словесным описанием.

Выбор – действие – результат

Любое путешествие начинается с первого шага, и каждый последующий шаг или действие определяют, приближаетесь вы к результату или нет.
Так и с совещаниями: есть множество способов проведения эффективных совещаний во время удаленной работы. Только выбирая и пробуя, можно узнать, приближаетесь ли вы к цели.

В этой статье я показала инструменты, которые использую в своей работе для организации вовлеченного обсуждения. Они помогут вам сделать совещания эффективнее, поддержать вовлеченность участников и наполнить работу команды энергией.