Как сохранить свою профессиональную эффективность на удаленной работе

Для B2B-бизнеса ключевым инструментом в продажах, управлении проектами и достижении результата являются личные встречи с заказчиками, вендорами и коллегами. Пандемия COVID-2019, отсутствие сообщения между странами, отмена мероприятий, конференций и встреч в корне изменила подход к ведению бизнеса. Автор, имеющий за плечами 15+ лет опыта работы в бизнесе систем безопасности на руководящих позициях и проводящий 60% своего времени в командировках и 40% – онлайн, делится своими профессиональными наработками, чтобы помочь специалистам в области систем видеонаблюдения и безопасности снизить уровень стресса, повысить эффективность рабочих процессов в условиях удаленной работы.

Успешными в будущих продажах и управлении проектами будут те компании, которые быстро и эффективно освоят онлайн-инструменты, а также адаптируют свою стратегию коммуникаций с заказчиками и партнерами к новым условиям.

Первым делом – безопасность!

Переход сотрудников на удаленную работу должен проводиться в соответствии с ИТ-политикой компании и жесткими требованиями по обеспечению информационной безопасности. Сотрудникам необходимо провести вебинар про "базовую гигиену" по информационной безопасности, ознакомить с возможными угрозами, типами хакерских и фишинговых атак, объяснить правила подключения к рабочим ресурсам (CRM-системам, рабочей почте, рабочим сетевым дискам, рабочим внутренним порталам и т.п.), подробно объяснить политику использования/смены учетных записей и паролей к рабочим ресурсам. Администраторы и ответственные ИТ-специалисты компаний должны позаботиться о том, чтобы была установлена антивирусная защита, защищена электронная почта, веб-ресурсы, базы данных, сайт компании и т.п. и построены соответствующие защищенные VPN-каналы (туннели) между компьютерами сотрудников и рабочими ИТ-ресурсами.

Особенное внимание информационной безопасности следует уделить, если сотрудник при удаленной работе использует личный, а не рабочий компьютер.

Директорам и ответственным ИТ-специалистам каждой компании следует воспринимать систему IP-видеонаблюдения и другие системы безопасности с IP-портами и выходом в Интернет как потенциально уязвимую для хакерских атак часть ИТ-инфраструктуры, которая также должна быть защищена должным образом.

Те руководители бизнеса и государственных структур, которые проигнорируют необходимость обеспечения информационной безопасности своих сотрудников при переходе к удаленной работе, могут стать жертвами хакеров-вымогателей или очень быстро увидеть свои конфиденциальные данные в Интернете в публичном доступе, что может привести, как к репутационным, так и к финансовым потерям.

С чего начать сотруднику на удаленке

Разумеется, с организации своего временно-постоянного рабочего места. Ноутбук или компьютер, мышка, наушники, блок питания к ноутбуку, ежедневник, телефон и зарядка к нему должны быть у вас под рукой. Попросите администратора вашей компании установить на ноутбук/компьютер все важные для вашей эффективной работы программы. Категорически откажитесь от привычки пить чай или кофе за вашим рабочим столом. На столе не должно быть жидкостей, случайное разлитие которых приведет к неисправности вашего ноутбука или клавиатуры. Если вы очень аккуратный человек, то разлить жидкости в самый неподходящий момент вам могут дети, животные, близкие. Привычка пить чай/кофе вне рабочего места поможет вам переключиться между ключевыми задачами и станет дополнительной разминкой. Вместе с походом за чаем у вас будет повод открыть окно для проветривания вашего рабочего помещения.

Попросите членов вашей семьи соблюдать режим тишины, если у вас важные звонки. Обязательно отключайте свой микрофон и видеокамеру, если вы не являетесь спикером на онлайн-мероприятии. Голоса, музыка, фоновый шум могут быть поводом для раздражения со стороны ваших коллег/руководства/партнеров/клиентов. Если вы используете Zoom, установите виртуальный фон, это позволит клиентам и партнерам видеть вас в более рабочей обстановке.

Проведите честную беседу с детьми, что мама/папа не в отпуске, не на выходных, а работают, просто работа временно пришла прямо домой. Договоритесь о графике, когда вы будете отдаваться детям полностью, а когда мама/папа будут очень заняты важными делами и их придется подождать. Проведите беседу внутри семьи и договоритесь о времени, когда вы будете "вне зоны доступа" (работать, не отвлекаясь даже на крик ребенка) и в ваше рабочее пространство не будут неожиданно вторгаться близкие.

Насколько вы сможете организовать свое рабочее пространство дома, настолько вы будете больше успевать, меньше испытывать стресс и быстрее освобождаться от работы, чтобы заняться семьей. Ближайшие недели, а возможно и месяцы – настоящее испытание для семей и построения по-настоящему партнерских отношений.

Запретите себе с рабочего ноутбука/компьютера серфить социальные сети (кроме случаев, когда вы с ними работаете) и уберите все личные страницы/закладки и т.п., если не хотите открыться для работодателя и админа с новой стороны. Вы должны понимать, что вас могут мониторить.

Разрешите и заставьте себя делать что-то для улучшения настроения и вашей физической формы. Танцы, планка, йога, медитация, цигун, дыхательные практики и т.п. – даже в рабочее время, если это добавляет вам энергию и желание достичь новых профессиональных высот.

Организация рабочего процесса

С учетом текущей бизнес-ситуации оптимальным является горизонт планирования в пять рабочих дней с ежедневным контролем состояния выполнения ключевых задач. Начинайте свою рабочую неделю с планирования, а заканчивайте с анализа выполненных задач, чтобы оценить свою эффективность и проанализировать, что удалось выполнить, а что нет и почему.

Если ваша компания уже внедрила мировые стандарты и руководство требует от вас планировать свои ключевые активности и вести отчеты в CRM, поздравляю: вы уже умеете делать ежеквартальные/ежемесячные/ еженедельные рабочие планы и отчеты.

Эффективная работа базируется на эффективном управлении ключевыми рабочими процессами, эффективное управление – на фокусировке на возможностях для бизнеса, а также анализе и контроле рисков. Оба фактора взаимосвязаны, и привести их в баланс помогает эффективное планирование, которое, в свою очередь, строится на эффективном управлении своим временем и временем своих подчиненных (делегированием и контролем выполнения их задач).

Звучит сложно? А теперь более простыми и понятными словами.

Планирование и управление временем

Самое важное, чем вы управляете на удаленке, – это ваше время и сила воли для правильной реакции на множество отвлечений. Чем меньше вы будете отвлекаться на секундные дела (быстро ответить коллеге в чате и т.п.), тем эффективнее и быстрее вы сможете закрывать задачи.

Для прокачки навыков эффективного управления своим временем вспомните/изучите матрицу управления временем Стивена Кови (рис. 1).

Рис 1. Матрица управления временем по Стивену Кови

Суть матрицы управления временем очень простая: вы выписываете все свои задачи и делите их по четырем категориям:

• Важно, Срочно;
• Важно, Не срочно;
• Не важно, Срочно;
• Не важно, Не срочно.

Предлагаю вам описание категорий в матрице управления времени в своей собственной бизнес-интерпретации.

Категория "Важно, Не срочно"
Эту категорию можно назвать "Я – стратег". Успешное решение задач в данной категории – это ваше светлое профессиональное и личное будущее. Это ваши продажи, заказы, новые проекты, повышение дохода, бонусы, новые клиенты, слава, успех, награды, поездки, отпуск и т.п. Это то, ради чего компания наняла вас на работу, и то, ради чего вы на нее согласились. Это самая важная категория, решение задач в которой приведет вас к успеху и достатку.

Категория "Важно, Срочно"
Эту категорию можно назвать "Я – кризис-менеджер". Это внезапно появившиеся возможности в виде неожиданного заказа, готовности клиента подписать с вами договор или совершить безотлагательную покупку. Решение задач в этой категории должно повышать вашу ценность как сотрудника, умеющего быстро разруливать важные вопросы, не теряя фокус на достижение поставленных целей. Если важных и срочных дел у вас очень много, вам нужно пересматривать свой подход к работе и работать над улучшением своей эффективности. Причинами могут быть просроченные вами дела из категории "Важно, Не срочно". Если вы руководитель, то, вероятно, вы неэффективны в вопросе делегирования задач своим подчиненным. Если вы подчиненный – вы не уделяете время коммуникациям со своими руководством и тому, чтобы ваше руководство почувствовало и оценило вашу загрузку и вклад в рабочие достижения.

Категория "Не важно, Срочно"
Эту категорию можно назвать "Я – регулировщик". Это все отвлечения, неожиданные письма, запросы коллег, внезапные совещания, задачи и запросы со сроком "на вчера", чтение почты, рутинные задачи, отчеты и многое другое.
Первая реакция – сейчас я быстро решу эту задачу и вернусь к тому, чем занималась/лся, – является самой большой ошибкой. Весь рабочий день с таким подходом приведет к тому, что он будет потрачен на решение мелких задач, а большие, сложные и важные дела будут отложены "на завтра", потому что на них не останется сил и вдохновения. Если повторять этот процесс каждый день, гора дел будет расти, а вместе с ней плохое настроение и отторжение от работы. Будут возникать мысли типа "У меня ненормальный босс", "Меня подставил коллега", "У нас странные клиенты", "Я делаю больше других, а меня не ценят" и т.п.
Решение: при появлении нового письма, отвлечения или задачи задавать себе вопросы "Что я получу, если выполню эту задачу прямо сейчас?", "Приблизит ли решение данной срочной задачи меня к моей цели?". Если ответ положительный – задача переходит в категорию "Важно, Срочно" и должна быть решена.

Категория "Не важно, Не срочно"
Эту категорию можно назвать "Тренируем силу воли". В эту категорию по остаточному принципу попадают задачи, которые не вписываются в первые три категории либо те задачи/просьбы/сообщения, которые носят личный характер и не связаны с работой. Чтобы понять, сколько вы реально времени проводите в отвлечениях от работы, например в социальных сетях и мессенджерах в рабочее время (если это не связано с непосредственными служебными обязанностями), необходимо на мобильный телефон установить специальное приложение, которое покажет статистику использования каждой вашей программы. Результаты очень вас удивят.
В среднем рядовой сотрудник тратит не менее 1,5 часа рабочего времени на всевозможные отвлечения. Это то время, которое автоматически увеличивает ваш стресс, увеличивает загрузку и приводит к сверхурочной и, конечно, к неоплачиваемой работе. Настройку своей эффективности, рабочей или личной, нужно начать именно с контроля над утечкой вашего времени. Опытные бизнесмены и бизнес-коучи часто говорят: "Жалуетесь, что у вас совершенно не хватает времени? Тогда загрузите себя новым полезным делом: начните учиться, заведите собаку, начните ходить в зал, вести блог и т.п., и вы удивитесь, как много вы начали успевать".
Чтобы снизить стресс в нестандартных условиях, рекомендуется планировать лишь 40% задач на рабочий день, а 60% рабочего времени нужно оставить для форс-мажорных задач.
Это значит, что из 8 рабочих часов сотруднику следует планировать 3 часа под конкретные фокусные задачи, а 5 часов стараться использовать для закрытия "висяков", срочных и рутинных задач.

Я поделюсь с вами полезными инструментами для достижения целей.

Некоторые инструменты эффективного сотрудника

Вначале важно понять, что же есть то самое важное дело, которое вам нужно сделать за этот год, квартал, месяц, эту неделю, за сегодня.

Сделал дело – гуляй смело
Дела – это задачи, решение которых приближает вас к заданной цели: выполнению плана продаж, увеличению количества активных партнеров или клиентов, получению лидов, заключению сделки, следующему шагу в проекте, получению бонуса и т.п. Простыми словами, это то, что приносит вам и вашей компании деньги и славу.

Аксиома: если вы не осознаете свои рабочие цели и не фокусируетесь на них, вы не сможете их достигнуть, потому что ежедневная рутина и рабочее "болото" всегда будут поглощать вашу энергию, силы и внимание. Если вы не управляете процессом, то процесс управляет вами. Хаос, перегрузка и стресс постоянно будут вам мешать.

Лучше день потерять, зато за час долететь
Достигнуть цели помогает грамотное планирование. При планировании выделяйте на решение ключевых дел все свои 40% рабочего времени, то есть 3 часа ежедневного рабочего времени.

В условиях сильной неопределенности я бы рекомендовала посвятить ежедневно:

• 1,5 часа для стратегии (поиска путей достижения поставленных целей и обдумывание вариантов решений задач);
• 1 час для решения важных и срочных тактических вопросов;
• 2 часа форс-мажорного рабочего времени для решения оперативных задач и закрытия "висяков";
  1 час форс-мажорного рабочего времени для рутинных задач (разбора почты, чтения документов и т.п.).

2,5 часа оставьте свободными. Это ваш зазор для маневра по перераспределению задач и снижению стресса. В классике тайм-менеджмента должно быть выделено не менее 0,5 часа в день на поиск вдохновения или обучение и 0,5 часа в день на анализ выполненных задач и перенос незавершенных задач на следующий день.

"Утечка мозгов" в камеру: перспективы развития рынка встроенной видеоаналитики" читать >>>

Абонент временно недоступен
Это очень важное и полезное бизнес-правило, которое помогает достигнуть бизнес-цели. Приведу личный пример. Если мне необходимо сфокусироваться на конкретной задаче, я надеваю наушники и отключаюсь от внешнего мира.
Я не смотрю почту, не отвлекаюсь на чтение новых писем, ставлю телефон в беззвучный режим, не отвлекаюсь на чай/кофе/обед и т.п. Я выжимаю из себя максимум за это время (обычно час или полтора), и когда получаю конкретный измеримый результат, тогда позволяю себе снова выйти на связь с миром. Следуя этому простому способу, вы гарантированно повысите свою эффективность.

Maximum Overdrive (максимальное ускорение)
Ни один человек не может быть эффективным 8 часов х 5 рабочих дней х 21 рабочий день х 12 месяцев. После 30 лет, а особенно после 40 лет, на рабочую эффективность очень сильно влияет состояние здоровья, настроение, ситуация в личной жизни, жизненная энергия, самомотивация. Каждый человек после 30 лет знает свои жизненные ритмы (кому-то отлично работается утром, кому-то вечером, кто-то максимально сконцентрирован после обеда). Используйте свои жизненные ритмы, свои периоды подъема и роста энергии для улучшения своей эффективности и решения ключевых задач, тогда вы будете "грести, используя силу течения". Когда вы на спаде или не в идеальной форме – занимайтесь рутиной (проверка почты, проверка выполненных задач, отложенные звонки, отчеты, общение с коллегами, совещания и т.п.).

Что не записано – того не существует
Профессионализм сотрудника очень заметен по его владению правилами бизнес-этики. Это умение назначать и организовывать встречи, умение вести переписку, фиксировать итоги встреч и делать то, о чем договорились, выполнение задач в обещанный срок.
Начните планирование своей рабочей недели с планирования ключевых онлайн-встреч (в бизнес-терминологии Meetings). Согласуйте с коллегами/партнерами/руководством время и отправьте приглашение на онлайн-встречи в календарь. Это ваш якорь. Отнеситесь к планированию онлайн-встреч как к планированию живых встреч. Если договорились, то важно соблюдать дату, время и длительность.
Бизнес-этика требует того, чтобы по итогам любой встречи было написано письмо с результатами встречи и дальнейшими шагами. Если такого письма нет, вы просто мило поболтали с коллегами/партнерами, а не провели бизнес-встречу. Поэтому среди планируемого вами времени оставьте себе минимум 20–30 минут на написание письма по итогам каждой встречи (в бизнес-терминологии такое письмо называется Follow Up).
Выполнение задач в оговоренный с партнерами и клиентами срок – это репутация компании и ваша, как профессионала. Будьте хозяином своего слова. Старайтесь слышать своих партнеров и заказчиков и максимально им помогать в решении их бизнес-задач.

Разрешите и заставьте себя делать что-то для улучшения настроения и вашей физической формы. Танцы, планка, йога, медитация, цигун, дыхательные практики и т.п. – даже в рабочее время, если это добавляет вам энергию и желание достичь новых профессиональных высот

Если вы не уверены в оценке сроков внутренних задач, возьмите паузу для оценки их длительности и вклеиванию в список других задач.

Если вы уже назвали срок коллегам/партнерам/руководству и понимаете, что не успеете, – посыпьте себе голову пеплом, но найдите силы позвонить и сказать: "Извините, не успеваю, смогу сделать тогда-то". Не затягивайте с ответом, не откладывайте горькую правду на потом или на последний момент. В глазах руководства такое поведение выглядит как саботаж со стороны сотрудника. Лучше не принять задачу, объяснив руководителю причину несогласия/невозможности выполнения/нереальность сроков и т.п., и попытаться найти с руководством консенсус, чем принять задачу и не выполнить ее в срок.

У чрезмерно активной переписки есть обратная сторона: вы должны понимать, что мессенджеры также являются гигантскими поглотителями вашего времени. Не тратьте время на промежуточную переписку с коллегами. Лучше сделать один раз в день общий звонок на 20 минут, а результат зафиксировать письмом, чем целый день "чатиться" с коллегами.

Эффективные коммуникации внутри компании

Для сохранения эффективности коммуникаций внутри компании руководителям подразделений/отделов/департаментов необходимо проводить регулярные онлайн-встречи со своими сотрудниками (не реже двух раз в неделю).

Встреча должна быть не более 1 часа, к встрече необходимо готовиться. Цель встречи: вводные на неделю/день, обсуждение стратегических задач, ключевые вопросы-ответы, краткий отчет сотрудников о выполненных задачах.

Для организации таких встреч можно использовать как платные (Cisco Webex, GoToMeeting, Zoom, Microsoft Teams, Skype for Business и т.п.), так и бесплатные площадки (Zoom с ограничением по времени, Google Hangouts и т.п.). Для оперативных групповых звонков можно использовать WhatsApp, Viber и т.п. При использовании публичных площадок и мессенджеров исключите конфиденциальные разговоры и обмен финансовыми документами. Если у вас есть потребность в обмене конфиденциальной информацией, обсудите данную задачу с ИТ-директором вашей компании.

Рекомендации рядовым сотрудникам
При работе на удаленке у ваших руководителей возрастает как рабочая, так и психологическая нагрузка. Старайтесь находить к ним конструктивный подход, обсуждайте промежуточные дела голосом, а результаты обсуждения фиксируйте письмом. Партнерство и умение брать на себя ответственность – самый конструктивный способ рабочих отношений. Умейте продавать себя внутри компании, учитесь доносить свою ценность, свои взгляды, свою позицию, важно, чтобы они были профессиональными, полезными компании и аргументированными.

Work&Life Balance

Work&Life Balance – это очень популярный в международном бизнесе термин, означающий баланс между работой и личной жизнью. Ведущие мировые корпорации, компании и люди, отвечающие за набор и мотивацию персонала, внимательно следят, чтобы в жизни каждого сотрудника был оптимальный баланс, тогда, по статистике, его работа на благо компании будет максимально эффективной.

Нашим работодателям данный термин практически незнаком или знаком, но игнорируется в вопросе оценки загрузки/эффективности каждого конкретного сотрудника. Мы с вами оказались в уникальной ситуации, когда сотрудник как никогда оказался близок к любимому дому и далек от работодателя, поэтому карантин и длительная удаленная работа – это настоящая возможность переформатировать устоявшиеся отношения "сотрудник/работодатель", прокачать свои профессиональные навыки, достичь большего и улучшить свою эффективность.

Да пребудет с вами здоровье, хорошее настроение и ваша эффективность!

Опубликовано в журнале "Системы безопасности" №2/2020