Александр Фомин 04/06/21
Театр начинается с вешалки, а посещение бизнес-центра – с проходной. Чтобы создать позитивный настой у партнеров, клиентов, гостей, оформление временного доступа таким посетителям должно быть максимально комфортным. Современные средства идентификации и специализированное программное обеспечение для бюро пропусков позволяют решить эту задачу.
Как часто приходилось вам стоять в очереди в бюро пропусков для получения разового пропуска? Или заполнять свои данные вручную в журнале для посетителей? А может, ожидать посетителя на встречу, заполнять заявки на пропуск и все равно попадать в неудобную ситуацию, когда заявка "зависла" на каком-либо из этапов длинной цепочки согласований? К сожалению, до сих пор это довольно распространенное описание типовой проходной многих бизнес-центров. Согласитесь, что во время повсеместного внедрения ИТ-технологий не только в сфере безопасности, но и в повседневной жизни такая ситуация выглядит абсурдной. Наш отпечаток пальца является паролем к смартфону и ноутбуку, голос и лицо позволяют воспользоваться банкоматом, а мобильные приложения и интернет-порталы позволяют быстро получить государственные и муниципальные услуги. Можно ли сделать таким же удобным и безопасным доступ посетителей на проходной современной компании, банка, бизнес-центра, завода?..
Отличия гостевого пропуска от постоянного
Вернемся к управлению гостевыми и разовыми пропусками на объектах с большим ежедневным потоком людей, среди которых курьеры, обслуживающий персонал, клиенты, партнеры и т.д. Для этого сначала уточним, чем гостевой пропуск отличается от постоянного пропуска сотрудника, прошедшего "полный" путь для его получения, от HR до службы безопасности?
Во-первых, это короткий срок активации – от нескольких часов до нескольких дней. Если постоянный пропуск оформляется на достаточно продолжительный срок или деактивируется при увольнении сотрудника, то гостевой пропуск заказывается на конкретный промежуток времени.
Во-вторых, сама концепция разового или гостевого пропуска подразумевает, что посетитель приходит на ваш объект без карты доступа и заранее или дистанционно выдать ее не представляется возможным. Таким образом, первое, куда попадает каждый посетитель, – очередь в бюро пропусков с последующим заполнением документов.
В-третьих, физические карты доступа, как гостевые, так и постоянные, одинаково подвержены износу или утере. Но поскольку, как правило, гостевых и разовых карт неоднократно выдается и используется больше, это влечет серьезные материальные издержки, тем большие, чем крупнее компания. Эта проблема наиболее актуальна для объектов, использующих современные защищенные смарт-карты с многоступенчатой защитой, стоимость которых выше, чем незащищенных Proximity-карт. Для снижения издержек содержания гостевых пропусков некоторые компании применяют практику разделения типов носителей идентификаторов: для сотрудников используются защищенные и дорогие, а для гостевых пропусков незащищенные и дешевые карты. Однако очевидно, что это снижает защищенность объекта.
Рис. 1. Инфракрасный считыватель на проходной определяет посетителя по QR-коду
Специфика ПО для бюро пропусков
В чем отличие стандартной картотеки, имеющейся в программном обеспечении (ПО) системы контроля и управления доступом (СКУД), от картотеки в специализированном ПО для бюро пропусков? Наиболее современные контроллеры СКУД позволяют на аппаратном уровне назначать дату и время активации и деактивации карты вплоть до минут и секунд. Однако это неудобно для разовых пропусков, учитывая высокую скорость их ротации, в отличие от пропусков постоянных сотрудников. Программное обеспечение позволяет быстро и, главное, удобно работать с данными параметрами.
К тому же стандартные приложения картотеки в программном обеспечении для управления СКУД имеют большое количество настроек, относящихся к владельцу карты, которые избыточны и даже не нужны для сотрудника стандартного бюро пропусков, так как их использование ведет к неоправданным затратам времени и увеличивает вероятность ошибки при выдаче посетительских карт.
Процесс согласования гостевых заявок в крупных компаниях часто регламентируется корпоративными стандартами. На него также могут влиять уже внедренные решения, интеграцию которых с системами СКУД нужно постоянно поддерживать либо их разработкой только предстоит заняться. Кроме того, такие цепочки согласований могут быть весьма длинными и вариативными в зависимости от структуры и иерархии подразделений.
Итак, мы обозначили целый перечень еще далеко не всех проблем, с которыми ежедневно сталкиваются посетители, сотрудники, служба безопасности и руководители компаний и бизнес-центров при оформлении и выдаче гостевых и разовых пропусков. Для их решения и управления временными пропусками существуют специализированные программные комплексы.
Рис. 2. Пример электронной заявки на выдачу временного пропуска
Способы идентификации посетителей
Наиболее современные версии такого ПО представляют собой веб-приложения, позволяющие быстро и удобно заказать пропуск при помощи браузера или мобильного телефона. Программное обеспечение бюро пропусков может работать как самостоятельно в режиме электронного журнала, так и быть интегрированным с существующей на объекте СКУД и системами распознавания автомобильных номеров.
В таких системах в качестве идентификатора посетителя может использоваться также биометрия, например фотография посетителя, сделанная и отправленная заранее со смартфона либо отсканированная из документа, удостоверяющего личность. Фото лица загружается в систему, и по нему строится биометрический шаблон, а терминалы распознавания лиц, установленные в турникетной зоне, идентифицируют посетителя и при наличии соответствующих прав предоставят доступ. В настоящее время существуют терминалы, позволяющие одновременно измерять температуру посетителя и проверять наличие маски. Не таким функциональным, но не менее удобным и более дешевым вариантом гостевого идентификатора может быть QR-код, отправленный посетителю заранее. На таком приглашении указывается дата и время визита, а также любая дополнительная информация. Установленные на проходной инфракрасные считыватели позволяют считать закодированный идентификатор и передать его в контроллер СКУД.
"Пожарная безопасность крупного шопинг-центра Москвы. Успешный опыт ТЦ "МЕТРОПОЛИС" читать >>
Преимущества электронной системы выдачи временных пропусков
Давайте посмотрим на то, как выглядит работа с системой электронного заказа пропусков со стороны сотрудника, оформляющего гостевой пропуск для своего посетителя. Вместо устаревшего и неудобного способа заполнения печатных форм документов, контроля за согласованием на всех необходимых уровнях вплоть до получения заявки непосредственно на посту охраны современная система позволяет удобно, просто и быстро создать заявку в личном кабинете веб-приложения бюро пропусков. При этом можно ускорить процесс, используя автозаполнение уже известных данных (при повторном визите посетителя), создание групповых заявок, указание цели визита и прочей дополнительной информации, а также назначить лиц, согласование с которыми требуется. После каждого изменения статуса согласований, а также при приходе посетителя сотрудник получит мгновенную обратную связь – уведомление, использующее различные каналы связи: е-mail, СМС и мессенджеры.
Рис. 3. Пример сверки с базой ГУ МВД России и аудита действий операторов
Сотрудник бюро пропусков бизнес-центра, находящийся в зоне ресепшен, при визите посетителя получит всю нужную информацию из согласованной заявки. Как правило, рассматриваемые системы имеют интеграцию с сканерами распознавания и верификации документов, поэтому недостающую в заявке информацию можно быстро добавить в автоматическом режиме, и останется лишь выдать пропуск.
В том случае, если используются терминалы для распознавания лиц или QR-коды в качестве идентификаторов, вмешательство сотрудников зоны ресепшен в процесс гостевого доступа можно минимизировать и даже вообще исключить.
Такой сценарий может выглядеть как потенциальная проблема в системе безопасности, но это не так: комбинирование стандартного функционала СКУД в виде модуля "Проходная", когда на экране показывается лицо и информация о человеке, совершившем проход, позволяют охране дополнительно верифицировать посетителей.
В качестве дополнительных средств безопасности при оформлении заявок применяются интеграции с черным списком утерянных и просроченных паспортов ФМС, внутренним черным списком бизнес-центра, а системы управления полномочиями операторов и ведения аудита их действий позволяют сделать систему прозрачной для службы безопасности.
Выгода и удобство, которые отмечают руководители крупных объектов, заключаются в наглядных данных в виде отчетов о количестве и интенсивности гостевых посещений тех или иных подразделений или арендаторов. Это позволяет получать важные статистические данные, анализ которых позволяет эффективнее управлять всем объектом. Снижается время, которое сотрудники вынуждены тратить на оформление стандартных процедур для гостевых заявок.
Электронные системы управления гостевыми и разовыми пропусками позволяют автоматизировать выполнение требований 152-ФЗ, относящихся к хранению персональных данных. Это достигается путем удаления по установленному расписанию данных посетителей, сохраненных в базе данных. В случае если необходимо подписание бумажного согласия об обработке персональных данных, его возможно распечатать, используя заданный шаблон и автоматическую подстановку информации.
Рис. 4. Вход в бизнес-центр
Производительность, наглядность, безопасность и позитивный настрой
Важнейшая составляющая любого успешного бизнеса – посетители, клиенты, партнеры.
Нужно создать им позитивное настроение, ощущение поддержки, понимание того, что их временем дорожат, уже на входе. Использование современной и удобной системы, позволяющей максимально ускорить и автоматизировать оформление документов в бюро пропусков, свести к минимуму ожидание и очереди или совсем избавиться от такого понятия, как ресепшен, используя идентификацию по лицу или QR-коду, значительно повышает престиж организации как современной компании, формируя позитивные впечатления с первой встречи.
Информационные системы в настоящий момент являются связующим звеном между всеми компонентами бизнеса, но скорость развития компании определяется быстродействием самого медленного элемента корпоративной инфраструктуры. Новые подходы и инструменты для управления гостевым доступом позволяют значительно увеличить производительность, безопасность и наглядность всех процессов, происходящих в компании, и мы уверены, что бумажные журналы уже очень скоро уйдут в прошлое.
Поделитесь вашими идеями